Backup ist keine Archivierung

Viele Unternehmen erstellen Backups ihrer E-Mails und meinen, sie seien damit auf der sicheren Seite. Aber: Ein Backup ist nicht dasselbe wie eine Archivierung. So können Backups viele Funktionen einer sogenannten revisionssicheren Archivierung nicht erfüllen. Dennoch benötigen Unternehmen trotz Archivierung natürlich auch ein Backup ihrer elektronischen Post. Und auch über ein Backup für das E-Mail-Archiv sollte man sich Gedanken machen.

Doch worin genau liegen die Unterschiede zwischen einem Backup und einem Archiv? Mit einem Backup hat man über einen festgelegten Zeitraum hinweg Zugriff auf die gesicherten Daten, in diesem Fall die E-Mails. Das Backup bietet dabei aber keine ständige Verfüg- und Wiederauffindbarkeit. Zudem lassen sich Nachrichten in einem Backup verändern oder löschen. Laut den erwähnten GoBD muss ein revisionssicheres E-Mail-Archiv unter anderem die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

Ein Mail-Archiv ist also als Ergänzung zum vorhandenen Mail-System zu betrachten, das unverändert weitergenutzt wird. Der Administrator legt dabei beispielsweise fest, welche E-Mails zu welchem Zeitpunkt in das Archiv übertragen werden. Es gibt dafür umfangreiche Plattformen, die auch große Mengen an E-Mails und Anhängen effizient verwalten (siehe Tabelle auf Seite 60). Sie  ermöglichen Anwendern im Unternehmen einen schnellen und bequemen Zugriff auf die archivierten Mails, etwa über ein Outlook-Plug-in, eine Webseite oder eine eigene Desktop-Software.

Übrigens: Den Aufwand einer Archivierung vermeiden zu wollen, indem relevante E-Mails und Anhänge ausgedruckt und abgeheftet werden, ist keine gute Idee. Ein Ausdruck ist genau genommen nämlich eine Kopie. Daher gilt ein solches Vorgehen nicht als ordnungsgemäße Archivierung. Auch die maschinelle Lesbarkeit ist nicht gegeben. Wurde das Original digital versandt, dann gilt dieser Weg auch als Beleg. Somit ist die Mail im Original aufzubewahren, also digital.