Social Collaboration in ECM-Systemen

Die Pflege sozialer Kontakte, das Networking und die Geschäftskorrespondenz finden in der digitalisierten Welt zu einem großen Teil virtuell statt. Dennoch ist das Potenzial der digitalen Kommunikation noch lange nicht ausgeschöpft – zum Beispiel im Enterprise Content Management (ECM).

Digitale Archivsysteme haben in vielen Unternehmen schon länger die Papierarchive ersetzt. Das Angebot an Software-Lösungen für ein professionelles Dokumentenmanagement-System (DMS) beziehungsweise ein umfassendes Enterprise-Content-Management-System ist groß. ECM-Systeme können flexibel in eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen wie ERP, CRM, CAD und E-Mail sowie in die Programmanwendungen verschiedener Betriebssysteme inte­griert werden. Zusammen mit neuen Tools und Features haben sie sich damit zum Dreh- und Angelpunkt schlanker administrativer und organisatorischer Prozesse entwickelt.

Es ist daher sinnvoll, sogenannte Social Feeds in ECM-Systeme einzubauen. Sie ermöglichen Nutzern einen interaktiven, projekt- und dokumentenbezogenen Austausch, der alle bisherigen Ereignisse zentral und transparent abbildet.

Die neuen Feed-Funktionen von ECM-Systemen sind nach dem Kommunikationsprinzip sozialer Netzwerke wie etwa Facebook aufgebaut und in den Unternehmenskontext übersetzt. Anwender können eigene Feeds zu einem Dokument eröffnen oder vorhandene Feeds kommentieren, eine Zeitleiste übernimmt die Gruppierung. In den Feeds lassen sich Beiträge verfassen sowie Einträge oder Aktionen kommentieren. Im Idealfall zeigt das Tool alle Versionsänderungen chronologisch und übersichtlich an.

Die Feed-Funktionen bilden die Basis der Social Collaboration. Diese umfasst alle Bereiche der betrieblichen internen und externen Zusammenarbeit: vom Wissenstransfer über die gemeinsame Verwaltung und Bearbeitung digitaler Dokumente und Medien bis hin zur aktiven orts- und zeitunabhängigen Mitarbeit an Projekten.

Dabei geht es einerseits darum, Wissen und Erfahrungen interaktiv auszutauschen, andererseits, dokumentenbezogene Kommunikation, Ereignisse und Versionsänderungen übersichtlich darzustellen. Zudem lassen sich Aktivitäten anzeigen, die den Geschäftsprozess betreffen, zum Beispiel über Workflows, Clients oder Fremdapplikationen wie ERP- und CRM-Systeme.