Online Collaboration ohne Account-Zwang: Auch Nutzer ohne
Google-Account können künftig auf Dokumente und Dateien von Geschäftspartnern und Kunden zugreifen, die in der G Suite hinterlegt sind. Die neue Freigabefunktion wird mittels PIN-Code realisiert.
Google Docs können per Zugangs-Code ohne Account genutzt werden.
Quelle: (Quelle: Google)
Über diese Kennwörter verifiziert die Cloud-Lösung den Zugriff auf die geteilten Dateien. Der Urheber des Dokuments hat dabei die volle Kontrolle über alle Aktivitäten und kann diese zudem detailliert verfolgen. Zudem lassen sich alle externen Sharings und sonstige Aktivitäten zu überwachen und verwalten. Diese neue Funktion wurde noch nicht offiziell freigegeben und steht
derzeit nur als Beta bereit.
Um Compliance-Vorgaben zu erfüllen, können Admins spezifisch festlegen, welcher Nutzer Dateien und Ordner freigeben darf. So bestehen etwa verschiedene Freigabeeinschränkungen. Entweder ein Nutzer bekommt uneingeschränkte Rechte und kann damit jegliche Dokumente nach eigenem Gusto freigeben oder aber der Admin beschränkt diese Möglichkeit mit einer Whitelist. Dann sind nur bestimmte Dateien frei teilbar.
Ferner lassen sich Freigaben auch auf interne oder externe Kontakte beschränken oder Zugriffsberechtigungen anhand von Abteilungen oder Domains definieren. Zudem kann der Zugriff auch auf das reine Betrachten sowie auf die Bearbeitung von Dokumenten mittels Änderungsvorschlägen beschränkt werden.