Zehn Bitkom-Leitsätze zur E-Mail-Archivierung

Vor etwas mehr als einem Jahr hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) neue „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) veröffentlicht. Dabei handelt es sich um eine Reihe gesetzlicher Bestimmungen, um digitale Dokumente rechtskonform und sicher zu archivieren.

Leitsatz 1: Auch E-Mails sind elektronisch aufzubewahren: Ausdrucke auf Papier reichen nicht aus.

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Die Vorgaben für IT-gestützte Buchführungsprozesse beziehen sich auch auf die Behandlung von steuerrelevanten E-Mails in Unternehmen. Der Bitkom-Verband hat die zehn wichtigsten Regelungen, die für sie gelten, zusammengefasst. Im Einzelnen lauten sie:

E-Mails sind elektronisch aufzubewahren: Ausdrucke auf Papier reichen nicht aus.
Dateianhänge sind im Original aufzubewahren: Steuerrelevante E-Mail Dateianhänge müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Verschlüsselte E-Mails müssen auch unverschlüsselt gespeichert werden.
E-Mail als Transportmittel: Dient eine E-Mail als reines Transportmittel für eine andere elektronische Datei, zum Beispiel eine Rechnung, muss sie nicht aufbewahrt werden. Die isolierte Speicherung der transportierten Datei reicht aus.
E-Mails sind zu indexieren: Von besonderer Bedeutung ist das Kriterium der Ordnung. Danach müssen E-Mails mittels einer Indexstruktur identifizierbar und klassifizierbar sein. Insbesondere muss eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg hergestellt werden.
E-Mails sind aufbewahrungspflichtig: E-Mails mit der Funktion eines Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs müssen aufbewahrt werden.
E-Mails sind unverändert zu archivieren: Die Aufbewahrung von geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz innerhalb des Mailsystems oder des Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen reicht nicht aus, um die Anforderungen an die Unveränderbarkeit zu erfüllen.
Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifischen Vorgaben: Bei der Konvertierung einer volltextrecherchierbaren E-Mail in eine anderes Format müssen die Recherchemöglichkeiten erhalten bleiben.
Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren: Die Prozesse für den Empfang und Versand von aufbewahrungspflichtigen beziehungsweise steuerlich relevanten E-Mails müssen dokumentiert werden.
E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff: Betriebsprüfer dürfen laut GoBD E-Mails mit einer Volltextsuche durchsuchen und maschinell auswerten. Daher sollten E-Mails mit steuerlicher Relevanz getrennt von anderer Korrespondenz aufbewahrt werden.
Rechnungen als E-Mails sind zulässig: Seit der Änderung durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist es möglich, dass E-Mails ohne weitere Voraussetzungen als elektronische Rechnungen fungieren und beim Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen.

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Die vollständigen Leitsätze lassen sich als PDF-Dokument beim Bitkom herunterladen. Allgemeine Leitsätze zur elektronischen Archivierung und GoBD hat der Verband bereits im Oktober veröffentlicht. Damals kommentierte Frank Früh, Bereichsleiter ECM: „Für manche Unternehmen sind die komplexen Gesetzestexte immer noch ein Grund, die Finger von der elektronischen Archivierung zu lassen. Dabei sind die wichtigsten Aspekte schnell erklärt.“