Vor knapp einem Jahr hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) neue „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) veröffentlicht. Dabei handelt es sich um eine Reihe gesetzlicher Bestimmungen, um digitale Dokumente rechtskonform und
sicher zu archivieren.
Beispielsweise gehören zur GoBD Kriterien wie Unveränderbarkeit, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit der Unterlagen. Das
BMF-Dokument ist jedoch sehr umfangreich und in typischem Behördendeutsch geschrieben.
„Für manche Unternehmen sind die komplexen Gesetzestexte immer noch ein Grund, die Finger von der elektronischen Archivierung zu lassen. Dabei sind die wichtigsten Aspekte schnell erklärt“, kommentierte Frank Früh, Bereichsleiter ECM im Bitkom-Verband. Der Bitkom hat deswegen jetzt zusammen mit dem Verband elektronische Rechnung (VeR) den kompakten Leitfaden „Elektronische Archivierung und GoBD – 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis“ veröffentlicht, der kostenlos
als PDF-Datei heruntergeladen werden kann.
Der Leitfaden erläutert „in zehn einfachen Sätzen die wichtigsten Regelungen der GoBD und gibt entsprechende Ratschläge für die digitale Archivierung in Unternehmen“, so der Verband. Dazu gehören etwa „die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen“, „archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden“ und „die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen“. Jeder einzelne Merksatz wird im Leitfaden ausführlicher erläutert.