Vielfältige Anforderungen

Ein virtueller Datenraum geht über das Teilen von Dateien hinaus und bietet den Nutzern Features, die sie sonst vielleicht von Dokumenten-Management-Systemen kennen. Auch im heutigen Geschäftsbetrieb spielen nämlich „Papiere“ eine wesentliche Rolle, wenngleich diese heute elektronisch und nicht mehr gedruckt vor­liegen. So werden für Aufsichtsratssitzungen bei einigen Firmen schon keine schweren Sitzungsordner mehr angelegt und verteilt, sondern die Teilnehmer bekommen genau die Unterlagen, die sie brauchen, direkt über einen virtuellen Datenraum auf ihr Tablet geschickt – und können sie dort anschauen, mit Notizen versehen oder bearbeiten, je nachdem was ihnen die Sicherheitseinstellungen gestatten.

Neben Sitzungen und Projekten sind es auch komplexe Prüfprozesse, wie sie als Due Diligence bekannt sind, die von dieser Art der revisionssicheren und zuverlässigen Bereitstellung von Dokumenten profitieren. Der besonders in den USA verwendete Begriff bezeichnet einen Prüfprozess, der mit „gebotener Sorgfalt“ durchgeführt werden muss.  Diese Art sehr eingehender Prüfungen kommt etwa bei der Übernahme von Unternehmen oder bei Beteiligungen vor und wird meist von Anwälten und Wirtschaftsprüfern, aber auch von Branchen­experten und Technikern vorgenommen. Für Due-Diligence-Prozesse sind eine sehr granulare Rechtesteuerung und hochsichere Verbindungen Pflicht.

Zu den Anforderungen, die CIOs und IT-ler an virtuelle Datenräume stellen, gehören in erster Linie der einfache Zugriff und Versand von Dateien, ein möglichst frei granuliertes Nutzer- und Gruppenmanagement sowie eine möglichst gute Verwaltbarkeit von Freigabeprozessen.

Wichtig ist meist auch eine weitgehend nahtlose Einbindung der Office-Programme von Microsoft. So gut wie alle getesteten Lösungen konnten mit einem entsprechenden Plug-in aufwarten, das beispielsweise einen sicheren und richtlinienkonformen Versand von Dokumenten via E-Mail direkt aus dem Datenraum heraus erlaubt.

Diese Anforderungen werden von allen getesteten Anwendungen eingelöst – sowohl von Lösungen, die ausdrücklich Anwendungsfälle wie Due Diligence adressieren wie Drooms, Netfiles und Brainloop, als auch von flexiblen Inhouse-Lösungen wie die von Grau Data und von schlichteren Datenräumen für Collaboration-Zwecke wie Teamplace. Bei Letzterem greifen die Nutzer problemlos auf die Daten im Teamplace über Word und Excel zu, eine Überprüfung oder sichere Integration in die E-Mail-Anwendung – was bei den anderen Lösungen Standard ist – können sie dabei allerdings nicht erwarten.