Mailstore - E-Mails rechtssicher archivieren

Das bekannte E-Mail-Archivierungsprogramm MailStore Server verspricht unter anderem die revisions- und für den DACH-Bereich rechtssichere Aufbewahrung aller geschäftlichen E-Mails nach neuestem Stand.

Das ist wichtig, weil seit 1. Januar 2017 für deutsche Unternehmen endgültig die bereits 2014 vom Finanzministerium herausgegebenen GoBD gelten, die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. E-Mails, die den Charakter eines Belegs oder eines Geschäftsbriefs haben, müssen demnach wie andere Finanzunterlagen bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden. Das Gleiche gilt für steuerlich relevante Mail-Anhänge wie Rechnungen.

Eine wichtige Rechts­frage bei der E-Mail-Archivierung betrifft den Umgang mit privaten Nachrichten. Soweit im Unternehmen Versand und Empfang privater Mails erlaubt sind und diese ebenfalls gespeichert werden, drohen Probleme mit dem Datenschutz. Durch eine Compliance-Einstellung lässt sich in MailStore der Archivzugriff blockieren. Wenn diese Einstellung aktiv ist, haben MailStore-Admins nun nicht mehr die Möglichkeit, Archive anderer MailStore-Benutzer zu durchsuchen oder zu exportieren. Zudem schützt ein Recovery-Schlüssel gegen die Inbetriebnahme des Archivs, etwa in Form eines Backups, auf anderen Systemen. Und alle Admin-Aktionen vermerkt ein Audit-Protokoll, sodass sich Änderungen an relevanten Einstellungen nachvollziehen lassen.

Grundsätzlich eignet sich MailStore Server dem Hersteller zufolge für Firmen mit fünf bis 500 Mitarbeitern. Für jeden Nutzer ist eine Lizenz nötig, die dabei mehrere Mail-Konten umfasst. Für den privaten Gebrauch ist eine kostenlose Home-Edition verfügbar.

Voraussetzung für den Betrieb von MailStore Server ist ein Windows ab Version 7 SP1. Besondere Hardware-Anforderungen stellt das Programm nicht. Es ist einfach zu installieren und unterstützt neben wichtigen E-Mail-Systemen wie Exchange beliebige IMAP- und POP3-Server und -Dienste. E-Mail-Clients wie Outlook oder Thunderbird werden ebenfalls unterstützt, auch erlaubt MailStore die Einbindung von PST, EML und anderen Archivformaten.

Ein klarer Pluspunkt des Programms liegt in der Entlastung des Mail-Servers. Durch automatisches, regelbasiertes Löschen älterer Mails nach der Archivierung bleibt das E-Mail-Volumen auf dem Server dauerhaft gering.

Der Zugriff auf das E-Mail-Archiv erfolgt wahlweise per Browser, Mobile Web Access, einen in das Programm integrierten IMAP-Server oder ganz bequem über ein Outlook-Add-in.