Was gute Technik leisten muss

Was brauchen Anwendungen, die zum Werkzeug für Projektleiter werden statt zur Hürde? Die Mitarbeiter entlasten anstatt zu nerven? Zu den wichtigsten Anforderungen an eine Projektmanagement-Software zählen Eigenschaften wie Transparenz, Einfachheit und personifizierte Aufgabenverteilung, raten die Analysten von Techconsult. Projektleiter müssen stets den Projektstatus überblicken können. Auf diese Weise können sie rechtzeitig auf Änderungen reagieren. Schließlich laufen Projekte dynamisch ab. Eine Tendenz, die sich künftig noch verstärken dürfte.

Deshalb sollten Projektapplikationen Transparenz für jede einzelne Teilaufgabe schaffen, die den Nutzern Einblick gibt, wann Projektschritte fertiggestellt sind und welche Schritte anschließend folgen. Anwender wollen es zudem einfach haben (74 Prozent), wie Techconsult konstatiert: Komplexe Software-Systeme mit unnötig langen und komplizierten Einarbeitungsprozessen seien daher nicht gefragt. Wichtig sind auch die personengebundene Aufgabenplanung und -verteilung sowie eine personifizierte Rückmeldefunktion. Je größer das Unternehmen, desto wichtiger werde dieser Aspekt.

Projektanwendungen, etwa Multiprojektmanagement-Tools, können kompliziert sein. Das kann zu Frust führen. Werden gute Tools eingesetzt und die Beteiligten empfinden beim Einsatz eine Verbesserung der Situation, würden Tools auch akzeptiert und genutzt, erklärt Martin Bialas. Erkennten die Beteiligten aber keinen Nutzen für sich selbst, werde sich kein nachhaltiger Erfolg abzeichnen. Das könne sich etwa darin äußern, dass Mitarbeiter und auch Projektleiter auf eine schlichte und vertraute Lösung wie Excel umsteigen.

Die Gründe liegen auf der Hand: Excel ist ein universelles Werkzeug, das jeder kennt, der Einstieg ist niederschwellig. Eine Planung mit Hilfe einer Tabelle hat wohl jeder schon einmal umgesetzt. Allerdings eignet sich Excel nicht fürs Projektmanagement, warnt Peter Ottiger. Verschiedene dafür elementare Funktionen fehlen, etwa Abhängigkeiten zwischen Planungselementen oder automatisches Benachrichtigen der Teammitglieder. Und der manuelle Pflegeaufwand ist enorm.

Eine weitere Herausforderung ist die Etablierung der Software-Tools. In der Studie von Techconsult sehen 56 Prozent der Befragten in den kommenden Jahren Probleme bei der Eta­blierung geeigneter Tools auf sich zukommen. Da sich gemäß den Analysten die Herausforderungen im Projekt­management ändern werden, wandelten sich auch die Anforderungen an Projektmanagement-Tools. An Bedeutung würden kollaborative und flexible Lösungen gewinnen, die den Fokus auf die Bereiche Teamkommunikation, Aufgabenverwaltung und gemeinsames Dokumentenmanagement legen. Doch was bringt die beste Software, wenn Mitarbeiter sie als zu kompliziert oder gar unnötig erachten?

Josef Gubelmann von AWK rät, bei der Auswahl nicht dem Marketing der Hersteller zu vertrauen. Stattdessen sollten Anwender ausprobieren und sich Rat bei anderen Projektleitern holen. Wichtig sei auch ein Bottom-up-Ansatz. Die Mitarbeiter sollten mitentscheiden dürfen. „Jeder Handwerker hat seine Lieblingswerkzeuge und nutzt nicht gerne aufgezwungene.“ Peter Ottiger von Inloox ergänzt: „Jeder sollte mit dem neuen Werkzeug arbeiten, kollaborieren und sehen können, was im Projekt vor sich geht und dass die Informationen fließen.“

Um diese Ziele zu erreichen, brauche es Teammitglieder, die vorausmarschieren, Mitarbeiter mitnehmen und die Einführung begleiten – Key-User also, die sich gut auskennen, von der Software überzeugt sind und bei Fragen helfen. Auch Referenzkunden können nützlich sein.