Collaboration

Harmonie statt Frust beim Projektmanagement

von - 21.03.2018
Projektmanagement
Foto: Roman Samborskyi / shutterstock.com
Projektmanagement-Tools helfen Ziele zu erreichen, sind aber kein Allheilmittel. Vor allem die Auswahl von geeigneten Teams und sinnvollen Prozessen entscheidet über Erfolg oder Niederlage.
Mit den Kollegen etwas aufbauen. Neues schaffen. Etwas erreichen, was noch keiner zuvor geschafft hat. Projekte können inspirieren und machen Spaß. Doch sie erfordern ein gutes Management. Projekte werden komplexer, die Zeit für die Umsetzung wird kürzer und die Anforderungen an die Beteiligten steigen. Das kann zu Fehlern führen. Die größte Stolperfalle, die ein Projekt zum Straucheln bringen kann, sind häufige Veränderungen am laufenden Projekt. Dies konstatieren die Marktforscher von Techconsult in ihrer Studie „Projektmanagement 4.0. Mit digitalen Werkzeugen künftige Herausforderungen meistern“.
Stolperfallen in Unternehmen
Quelle: Techconsult (n=100)
Weitere Hürden seien rasch veraltete Projektpläne (42 Prozent), Missverständnisse zwischen den Kollegen (34 Prozent) oder Störungen, die zu spät erkannt werden (28 Prozent). Damit möglichst nichts schiefgeht, setzen Projektmanager auf Programme. Die heißen Taiga, Freedcamp oder schlicht Project: Sie locken mit dem Versprechen, alles im Blick zu behalten. Sie sind die Werkzeuge für Teams, um den Job zu erledigen, für manche gar Versicherungen, um Projekte vor dem Scheitern zu bewahren. Software für die Planung scheint wichtiger denn je zu sein.

Was Software (nicht) leistet

Umfassende kollaborative Lösungen, die auf Teamkommunikation, Aufgabenverwaltung und gemeinsames Dokumentenmanagement setzen, könnten Projektverantwortlichen dabei helfen, den Anteil an Projekten mit Problemen zu minimieren. „Digitale Werkzeuge können unterstützen“, sagt
Peter Ottiger, Country Manager Schweiz beim Software-Anbieter Inloox. Ein Programm könne gewissermaßen der Ariadnefaden durch das Projektlabyrinth sein und helfen, die Arbeit zu erleichtern. Beispielsweise, indem alle Beteiligten über den gleichen Informationsstand verfügen, etwa in den Bereichen Aufgabenverwaltung, Vorplanung oder Zeiterfassung. „Es geht letztlich darum, dass nichts außer Acht gelassen wird und man schneller ans Ziel gelangt. Hierbei ist das gewählte Tool ein Hilfsmittel, das die Leute bei der Stange hält“, fasst Ottiger zusammen. Leistungsfähige Programme einzukaufen führt allerdings nicht immer zum Erfolg.
Peter Ottiger
Peter Ottiger
Country Manager Schweiz
bei Inloox
Foto: Inloox
„Jeder sollte mit dem Werk­zeug arbeiten, kollaborieren und sehen, was vor sich geht.“
Software könne bei der Abwicklung von Projekten helfen, mehr aber auch nicht. Projektleiter müssten zuvor messbare Ziele definieren, rät Josef Gubelmann, Bereichsleiter Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement beim IT-Beratungsunternehmen AWK. „Großprojekte wie Elbphilharmonie und Gotthard-Basistunnel beispielsweise kann man nicht auf Basis eines Projektmanagement-Tools realisieren. Der Gotthard-Basistunnel wurde dank eines strikten Projektmanagements zum Erfolg geführt. Der Bau der Elbphilharmonie hingegen litt unter einem katastrophalen Projektmanagement. Wenigstens verfügte die Projektgruppe über ein hervorragendes Marketing, die den Ergebniserfolg – das neue Wahrzeichen der Stadt Hamburg – sicherstellen konnte.“
Dem pflichtet Martin Bialas bei, Senior Consultant beim Beratungshaus Diventis und Dozent beim Schulungsanbieter Digicomp. Ein Tool werde niemals ein Problem beim Projektmanagement lösen. „Es kann helfen, die angedachten Wege zu unterstützen, indem es den operativen Aufwand des Einsatzes reduziert, die Visualisierung unterstützt, bestehende Komplexität aufzeigt oder auch große Datenmengen konsolidiert“, so Bialas. Welche spezifischen Tools zum Einsatz kommen, spiele eine eher untergeordnete Rolle für den Erfolg eines Projekts. Allerdings werde in den Unternehmen genau auf diese Themen fokussiert. Er warnt daher vor blindem Technikglauben. „Hierbei kann es sich auch um einen Hilfeschrei handeln: Wenn wir das Projektziel nicht auf eine bestimmte Weise erreichen, hilft vielleicht ein Tool.“ Dies sei ein einfacherer Weg, als sich einzugestehen, dass etwas nicht läuft.
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