Alte Dokumentversionen

Der Großteil aller Word-Dokumente entsteht auf die gleiche Weise: Man öffnet ein altes Word-Dokument, löscht dessen Inhalt und schreibt dann den neuen Text. Unter Umständen kann aber jeder lesen, was ursprünglich im Dokument stand.

Problem: Mit Microsoft Word bis Version 2003 ist es möglich, mehrere Versionen eines Dokuments in derselben Datei zu speichern. Dazu wählt man aus dem Menü „Datei, Versionen…“ und klickt auf „Jetzt speichern…“. Die Funktion ist hilfreich, wenn man ältere Versionen des Dokuments wiederherstellen möchte. In der Datei können sich allerdings auch Dokumentversionen mit Informationen befinden, die den Empfänger nichts angehen.

Für den Empfänger ist es ein Leichtes, die alten Dokumentversionen zu lesen. Er öffnet lediglich das Dokument in Word, ruft den Menübefehl „Datei, Versionen…“ auf, wählt eine gespeicherte Version aus und klickt auf „Öffnen“.

Lösung: Löschen Sie alte Textversionen aus dem Word-Dokument, bevor Sie die Datei weitergeben. Legen Sie zunächst mit „Datei, Speichern unter…“ eine Kopie der Datei an. Öffnen Sie dann die Kopie in Word und klicken Sie auf „Datei, Versionen…“. Es werden alle Versionen des Dokuments aufgelistet. Markieren Sie die einzelnen Versionen und klicken Sie auf „Löschen“.