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Auf geradem Weg zur Enterprise Mobility

BYOD, CYOD, COPE

von - 04.11.2019
Um einen Begriff kommt man beim Thema Mobile Device Management nicht herum: Bring Your Own Device (BYOD). BYOD heißt nichts anderes, als dass die Mitarbeiter ihre eigenen Geräte, teils inklusive Software, mit ins Unternehmen bringen, um für private und geschäftliche Aufgaben die gleichen Devices zu nutzen. Fast immer passiert das auf einem einzigen Gerät, sehr oft sogar innerhalb einer Software, zum Beispiel einem E-Mail-Programm. Sie wechseln fast nahtlos zwischen privaten Messages und dienstlichen E-Mails. Diese Neigung der Mitarbeiter ist verständlich, denn nicht selten verfügen sie über modernere und leistungsfähigere Notebooks, Tablets oder Smartphones als das Unternehmen.
Entscheidend ist dabei, dass die Verantwortlichkeiten klar geregelt sind. Der Mitarbeiter selbst muss etwa, anders als bei Firmengeräten, die Funktionstüchtigkeit und damit seine eigene Arbeitsfähigkeit sicherstellen. Dafür kann er die von ihm bevorzugte Technik oder bestimmte Marken auch am Arbeitsplatz nutzen. Das steigert Untersuchungen zufolge Effektivität und Zufriedenheit. Sehr positiv wirkt es sich erfahrungsgemäß aus, wenn das Unternehmen den Kauf der Geräte finanziell bezuschusst.
Aus Sicht des Unternehmens gilt es, in einem ersten Schritt die grundsätzliche Vorgehensweise beim Thema BYOD zu definieren. Die Mitarbeiter brauchen einen klaren, rechts­sicheren Rahmen, in dem sie sich bewegen, und die IT-Verantwortlichen müssen Anhaltspunkte haben, wie sie mit den auftretenden Fragen umgehen sollen.
Zudem müssen organisatorische und rechtliche Fragen geklärt werden, zum Beispiel, wer im Fall des Verlusts oder der Beschädigung der Geräte haftet, wie die Kosten für Neuanschaffung und Wartung geteilt werden, welche Kosten der laufenden Nutzung das Unternehmen trägt und wie lizenzrechtliche Fragen bezüglich der eingesetzten Software geregelt werden. Und schließlich droht mit BYOD eine inhomogene IT-Infrastruktur mit den damit verbundenen Risiken insbesondere in puncto Sicherheit.
In der Praxis relevante Alternativen zu BYOD sind die Strategien Choose Your Own Device (CYOD) und Corporate Owned Personally Enabled (COPE). Beim CYOD-Ansatz wählen die Mitarbeiter die Geräte selbst aus. Finanzierung und Support leistet jedoch der Arbeitgeber. Dieser Ansatz hat den Vorteil, dass er die höhere Mitarbeiterzufriedenheit mit gut kalkulierbaren Kosten kombiniert und Unternehmen wie Mitarbeiter dennoch in den Genuss der Vorteile einer BYOD-Strategie kommen. Dem stehen die höheren Kosten gegenüber, insbesondere durch den größeren administrativen Aufwand der Auswahl durch die Mitarbeiter. Beim COPE-Konzept in­stalliert und pflegt der Mitarbeiter unternehmenseigene Geräte. Das reduziert den Kostenaufwand aufseiten des Unternehmens und bietet klare Zuständigkeiten.

Fazit & Ausblick

Mobile Enterprise Computing kann verstanden werden als die professionelle Arbeit mit Smartphone, Tablet und Notebook außerhalb der Räumlichkeiten und Infrastrukturen des Unternehmens. Dabei geht es nicht darum, schnell mal einige E-Mails abzurufen, sondern um tief greifende Änderungen der geschäftlichen Abläufe. Mobile Enterprise Computing hat daher nicht nur eine technische Dimension, sondern berührt in vielen Aspekten auch Fragen der Arbeitsorganisation, des Datenschutzes und der Zusammenarbeit der Mitarbeiter. Die erfolgreiche Einführung einer Mobility-Strategie und die Inte­gration der entsprechenden Hard- und Software sind damit in vielen Fällen mit einem umfassenden Change-Management-Vorhaben gleichzusetzen.
Lösungen fürs Mobile Device Management gibt es auf dem Markt eine ganze Reihe, darunter beispielsweise die Systeme von Cortado Mobile Solutions, Cisco Meraki, Manage­Engine und MobileIron.
Eine Auswahl sollte ein Unternehmen erst vornehmen, wenn es die eigenen Ansprüche und Voraussetzungen sorgfältig analysiert hat. Neben den erwähnten Anforderungen an eine MDM-Software kann man dafür auch Kriterien wie Lizenzmodell, Preispolitik, Rollout und Erweiterbarkeit mit berücksichtigen.

Phase

Key Facts für das Management

Methoden

Anforderungsanalyse

Schaffen von Schnittstellen zu Unternehmenssystemen zur Unterstützung des Informationsflusses und der Geschäftsprozesse

Interviews/Fragebogen, Prozessmanagement, Workshops, Studien/Best Practices, Marktrecherche

Technisches Design

Usability, Performance und Sicherheit sollten einen hohen Stellenwert einnehmen

Prototyping/Design Science, Nutzer-Test, Mock-ups, Workshops, Sicherheitskonzept

Change Management

Der Schlüssel zum Erfolg ist, die Mitarbeiter zu überzeugen und früh einzubinden

Schulungen/Pre-Tests, Pilotierungen, Inhouse Marketing, Anreize für Initialnutzung

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