Für wen lohnt sich ein Software Asset Management?

Aus rechtlicher Sicht lohnt sich ein Lizenzmanagement für jedes Unternehmen. Denn wer beim Erwerb von Lizenzen nachlässig ist, der verstößt bei einer Unterlizenzierung unter Umständen gegen geltendes Recht. Lizenzmanagement ist also keine Frage der Unternehmensgröße oder der eingesetzten Software.

Laut Gartner Research besteht für Unternehmen ein Risiko von 65 Prozent, dass es innerhalb von zwölf Monaten zu einem Audit durch mindestens ein Software-Unternehmen kommt. Als Software-Audit bezeichnet man eine Lizenzüberprüfung, in der ein Software-Unternehmen feststellt, ob ein Kunde die lizenzierte Software im vereinbarten Rahmen nutzt oder ob ein Kunde unterlizenziert ist.

Doch was spricht noch für ein Software Asset Management? In erster Linie sind das Kosteneinsparungen, etwa indem ungenutzte Lizenzen gefunden werden oder man zum Beispiel von Retail-Lizenzen auf preisgüns­tigere Volumenlizenzen umstellt. So sollen sich nach Angaben einiger Hersteller entsprechender Inventursoftware die Lizenzkosten innerhalb eines Jahres um bis zu 30 Prozent senken lassen.

Wie viel sich mit Software Asset Management ungefähr einsparen lässt, finden Sie innerhalb weniger Minuten mit einem Online-Tool auf den Webseiten von Microsoft heraus. Bei dem Tool geht es weniger um die Lizenzierung von Microsoft-Software, sondern um grundsätzliche Informationen zum Thema Software Asset Management und darum, in welchem Umfang sich Kosten für Softwareprodukte senken lassen.

Ein erfolgreiches Lizenzmanagement gliedert sich in vier Schritte:

• Inventur: Der erste Schritt besteht in der Inventur Ihres Softwarebestands – welche Software läuft auf welchen Geräten. Erfassen Sie sämtliche Geräte im Unternehmen und die darauf installierte Software. Dabei sollten Sie mit den Nutzern der Geräte sprechen: Eine installierte Software bedeutet noch lange nicht, dass diese auch eingesetzt wird.
• Organisation: Wissen Sie, wo sich die Unterlagen mit den Informationen über Ihre Lizenzen befinden? Lizenznachweise und Datenträger haben zum Beispiel nichts in den Büros der Mitarbeiter verloren. Bewahren Sie Ihre Softwarelizenzen und alle dazugehörigen Unterlagen an einem zentralen Ort auf. Nur so haben Sie alle erworbenen Lizenzen im Blick.
• Überprüfung der Lizenzen: Im nächsten Schritt gleichen Sie die erworbenen Lizenzen mit dem tatsächlichen Software­bestand ab. Wo fehlen Lizenzen? Welche Lizenzen haben Sie erworben, die nicht genutzt werden?
  Überprüfen Sie zudem, ob das von Ihnen verwendete Lizenzmodell das günstigste ist. Eventuell lohnt es sich, für einzelne Produkte auf Volumenlizenzen zu wechseln oder von Volumenlizenzen auf Retail-Boxen.
• Einhaltung der Richtlinien: Es empfiehlt sich, einen Mitarbeiter als Lizenzmanager zu bestimmen, der alle vorhandenen Lizenzen im Unternehmen verwaltet und für den Erwerb zusätzlicher Lizenzen verantwortlich ist. Wenn jemand eine Lizenz für eine Software benötigt, dann übernimmt dieser interne Lizenzmanager die Ausgabe oder den Neuerwerb.
  

Nur wenn Sie die Beschaffung und Herausgabe von Lizenzen auf eine zentrale Stelle beschränken, haben Sie auch künftig die vorhandenen und benötigten Lizenzen stets im Griff. So kann zum Beispiel der Lizenzmanager bei einer benötigten Lizenz auf einen Blick sehen, ob die Lizenz eines Mitarbeiters verwendet werden kann, der sie ohnehin nicht mehr be­nötigt.