Bessere E-Mails (Fortsetzung)

Manchmal hilft es, sich in die Situation des Empfängers zu versetzen. Stellen Sie sich vor, Sie müssten aus einer ellenlangen Liste eine bestimmte E-Mail herauspflücken. In solchen Fällen wird der Betreff der E-Mail zum wichtigsten Kriterium. Nehmen Sie sich die Zeit für einen ausführlichen Betreff, etwa: «Offerte Markwalder zum Kopierer Acme 5222 EXV».

Denkbar schlecht ist hingegen «Hallo!» – es sei denn, Sie möchten sich bewusst den gerechten Zorn des Empfängers zuziehen. Der passende Betreff ist nicht nur wichtig, wenn eine Liste visuell nach einer E-Mail durchforstet werden soll, sondern auch dann, wenn die Suchfunktion verwendet wird.

Auch das kommt regelmässig vor: Weil ein Kontakt nicht im Adressbuch gespeichert ist, wird einfach eine bestehende E-Mail hinzugezogen, um sie mit einem anderen Thema wiederzuverwerten. Das sorgt beim Empfänger zuerst für Verwirrung und dann für böse Gedanken, weil der Betreff oder sogar Teile des Inhalts nicht mit dem Anliegen übereinstimmen.

Etwas subtiler, aber genauso falsch: Im Rahmen einer Konversation wird mit Worten wie «Apropos Kühlschrank:» ein neues Thema aufgetan – und auch das gehört sich nicht. Jedes neue Thema verdient, dass es unter einem eigenen Betreff gestartet wird.