Neue Technik fürs Büro

Das Büro sollte weiterentwickelt werden, um mobiles Arbeiten und kollaborative Arbeitsstile besser zu unterstützen. Denn so, wie die Angestellten privat sowohl online als auch im Handel vor Ort einkaufen, so wollen sie auch unterwegs und in der Firma arbeiten. Heute werden sechs von zehn Mitarbeitern von ihren Vorgesetzten ermutigt, im Büro zu arbeiten. Dafür ist es nicht mehr zweckmäßig, noch mehr Besprechungsräume zu bauen. Stattdessen wollen die Mitarbeiter eine bessere Konnektivität am Arbeitsplatz.

Fast zwei Drittel der Befragten hätten gern ein besseres WLAN- und die Hälfte möchte ein besseres Mobilfunknetz. Daneben wünschen sich die Mitarbeiter neue Bildschirme, sodass sie zum Beispiel ein Dokument mit ihrem Team teilen können oder einen Videoanruf von ihrem Smartphone auf das Display am Arbeitsplatz schicken können. Die Technologie für beide Anforderungen ist seit vielen Jahren auf dem Markt und hat sich längst bewährt.

Zukünftig muss es einfacher für die Mitarbeiter sein, ihre Aufgaben auf mobilen Geräten zu erledigen. Beispielsweise sagt nur die Hälfte der Führungskräfte, dass der Arbeitgeber ihnen die Arbeit außerhalb des Büros erleichtert. Das größte Hindernis ist der fehlende Zugriff auf Geschäftsdaten. Die Mehrheit der Angestellten behauptet, sie könnten effizienter sein, wenn sie unterwegs auf geschäftliche Datenbanken und Dokumente zugreifen und daran arbeiten könnten, anstatt dafür zurück ins Büro zu müssen.

Außerdem werden benutzerfreundlichere Tools für die gemeinschaftliche Arbeit gefordert. Auch wenn Mitarbeiter die neuesten Collaboration-Anwendungen nutzen können, sind sie doch häufig allein damit. Die Hälfte der Kollegen weiß schlicht nicht, wie die Werkzeuge zu benutzen sind. Die Schuld sehen die meisten beim IT-Leiter. Er wird verantwortlich dafür gemacht, den Mitarbeitern die Anwendung der digitalen Technologie zu vermitteln. So können die Angestellten nur dann produktiver sein, wenn sie wissen, wie die vorhandenen Werkzeuge verwendet werden.

Die Geschäftsanwendungen und ihre Beschränkungen sind den meisten Angestellten sowie Führungskräften ein Dorn im Auge. Einerseits mangelt es an der Benutzerfreundlichkeit, andererseits an der Mobilität. Der Wunsch lautet daher: Mitarbeiter möchten Business-Software, die so einfach zu bedienen ist und ähnlich funktioniert wie die Apps, die sie in ihrem Privatleben verwenden. Auch möchten sie ihre Arbeit komplett auf ihrem Smartphone erledigen können – anstatt nur auf dem Computer im Büro.

Die Bestandsaufnahme zeigt: Aktuell ist es in der Praxis meistens schwierig, unterwegs zu arbeiten. Nur die Hälfte der Führungskräfte greift über eine App auf Datenbanken, Dateien und Dokumente zu oder kann einsehen, ob ein Kollege gerade online oder gerade verfügbar ist. Selbst grundlegende Tätigkeiten – wie das Erfassen von Spesenbelegen – können derzeit nur vier von zehn Personen am Smartphone erledigen.

Der laute Ruf der Anwender nach mehr Bedienkomfort und Mobilität bei Business-Apps wird von den meisten IT-Leitern gehört und verstanden. Sie haben die Aufgabe weit oben auf der Prioritätenliste.

In der Freizeit gehört das Chatten oder das Instant Messaging bereits bei der Mehrheit zum Standard. Die Umfrage verzeichnete eine enorme Zunahme an Anwendern, die das Instant Messaging auch bei der täglichen Arbeit verwenden. Anstatt sich über das Unternehmensnetz zu mailen, beginnen die Leute, über Facebook Messenger, Skype, Twitter oder WhatsApp zu chatten (plus 44 Prozent innerhalb von zwei Jahren).

Auch im Büro wollen die Angestellten mit einer Statusfunktion auf einen Blick sehen können, wenn ein Kollege verfügbar ist. Die Mitarbeiter halten daher den Chat für eine einfache Möglichkeit, mit dem Team auch an anderen Standorten unkompliziert in Kontakt zu bleiben oder sogar an Führungskräfte heranzu­treten.

Diese Entwicklung ist augenscheinlich auf die Popularität von Messaging im Alltag zurückzuführen.

Sieben von zehn Führungskräften sagen, dass ihr privates Smartphone besser ist als das Modell, das sie vom Arbeitgeber für ihre Arbeit bekommen. Und bei den fast neun von zehn Vorgesetzten, die sich eine bessere mobile Ausstattung am Arbeitsplatz wünschen, gibt es definitiv eine Nachfrage nach besseren Smartphones und Laptops.

IT-Entscheider haben aber auch dieses Bedürfnis erkannt und planen, bessere Geräte zu kaufen. Die Ausgaben dafür stehen ebenfalls auf der Prioritätenliste.

Wenn es um die Qualität der Geräte geht, ist gut nicht mehr wirklich gut genug. Der Schritt in die digitalisierte Wirtschaft sollte mit einer Investition in bessere Technologie gegangen werden. Dabei ist für einige Mitarbeiter das Thema Bring Your Own Device (BYOD) durchaus eine Option. Jedoch ist es stets ein Abwägen zwischen den Einsparungen durch weniger Hardware-Einkauf und dem Aufwand, die Gerätevielfalt zu verwalten und die Sicherheitsrisiken unter Kontrolle zu behalten.

Über das Mobilgerät hinaus sollten Unternehmen in die Infrastruktur für Video-Conferencing oder virtuelle Gruppenarbeit investieren. Mehr als zwei Drittel der Führungskräfte würden gern Videoanrufe auch von ihrem
direkten Arbeitsplatz aus tätigen – anstatt dafür extra in einen Konferenzraum laufen zu müssen.