Die richtige Cloud-Lösung

Ist die prinzipielle Entscheidung für eine Cloud-Plattform gefallen und konnten alle Beteiligten von den Vorteilen einer einheitlichen E-Procurement-Lösung überzeugt werden, dann können eine Reihe von Kriterien bei der konkreten Auswahl eines Anbieters helfen:

Datenschutz und Datensicherheit: Bei der Beschaffung und in der Kommunikation mit Lieferanten werden häufig Finanztransaktionen durchgeführt und sensible Informationen übertragen. Datenschutz und Datensicherheit sollten daher bei der Wahl des Pro­viders eine wichtige Rolle spielen, zumal wenn per­sonenbezogene Daten ausgetauscht werden, die durch die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) besonders streng geschützt sind. „Der Provider sollte in Deutschland hosten oder zumindest innerhalb der EU“, rät Veenion-Manager Blaha.

Benutzerfreundlichkeit: Kataloge, Bestellsysteme und Abrechnungsformulare werden von Mitarbeitern mit unterschiedlichsten Vorkenntnissen und IT-Fähigkeiten genutzt. Bis auf wenige spezialisierte Abteilungen kommen die Be­teiligten außerdem nur in mehr oder weniger großen Abständen in Kontakt mit den Beschaffungssystemen. Es ist deshalb sehr wichtig, dass die Bedienoberfläche einfach zu handhaben ist. Vorgegebene Workflows, Plausibilitätskontrollen und transparente Abzeichnungsprozesse minimieren Fehler, sorgen für einen reibungslosen Ablauf und erhöhen so die Akzeptanz.

Schnittstellen: Eine Cloud-Plattform, die mehr als eine Insellösung sein soll, muss eine Vielzahl von Schnittstellen mitbringen. Zum einen ist eine Anbindung an bestehende Warenwirtschaft-, Enterprise-Resource-Planning- (ERP) oder Supply-Chain-Management-Lösungen (SCM) Voraussetzung, um die Cloud-Plattform sinnvoll in die bestehende IT-Umgebung einbinden zu können. Auf der anderen Seite sind aber auch Schnittstellen zu Partnern, Katalogbetreibern oder Plattformanbietern vonnöten, um die Lösung in ein umfassendes Beschaffungs-Ökosystem integrieren zu können. „Bei ganzheitlichen E-Procurement Lösungen gibt es keine Inte­grationsprojekte oder Medienbrüche“, betont Frank Schmidt von Onventis.

Vollständigkeit: Die Plattform sollte nicht nur die logistischen Aspekte der Beschaffungskette abdecken, sondern auch bei Aufgaben wie dem Risikomanagement, dem Vertragsmanagement und der Rechnungsverwaltung unterstützen. „Was nützt es letztendlich, einen Anbieter zu wählen, der nur die Hälfte des End-to-End-Prozesses bedient?“, fragt Markus Hornburg von Coupa.

Modularer Aufbau: Auch wenn das Ziel der Migration eine durchgängige Beschaffungsplattform sein sollte, sind die Anforderungen der Unternehmen unterschiedlich. Eine Lösung, die den verschiedenen Gegebenheiten nicht Rechnung tragen kann, wird entweder falsch oder überdimensioniert sein. „Skalierbare, modular aufgebaute Systeme sind wichtig, damit die Lösung mit dem Unternehmen wachsen kann“, erklärt Carsten Blaha von Veenion. Funktionen, die keiner braucht, sollten auch nicht zwangsweise mitgeliefert werden. Das ist teuer, erhöht unnötig die Komplexität und kostet IT-Ressourcen, ohne echten Mehrwert zu bieten.

Skalierbarkeit: Die Plattform sollte sich nahtlos und trans­parent erweitern lassen, um Lastspitzen abzufangen. Genauso sollte aber auch eine Leistungsreduktion problemlos möglich sein, um zu Zeiten geringer Nachfrage Kosten sparen zu können.

Verfügbarkeit: Die Beschaffung gehört in der Regel nicht zu den unternehmenskritischen Prozessen. Daher sind an die Service Level Agreements nicht dieselben Maßstäbe anzulegen wie etwa bei einem Shop- oder Produktivsystem. Dennoch sollte der Anbieter mindestens eine Verfügbarkeit von 98 Prozent garantieren, eine redundante Datenhaltung vorweisen und innerhalb weniger Stunden auf Ausfälle reagieren. „Vorhandene Zertifizierungen einer Lösung und deren Rechenzentren bieten eine gute Orientierung bei der Anbieterauswahl“, sagt Onventis-Chef Schmidt.

Zukunftsfähigkeit: Die Plattform sollte sich bereits in der Vergangenheit als innovationsstark bewiesen haben. Neue Funktionen und Verbesserungen sollten regelmäßig allen Nutzern zur Verfügung stehen. Die Einbindung mobiler Endgeräte sollte ebenso möglich sein wie die Integration neuer Beschaffungsplattformen oder -modelle.

Durchgängige digitale Beschaffungsprozesse bieten viele Vorteile. Sie sind schnell, sparen Ressourcen, machen Ausgaben transparent und senken die Kosten.

Die Cloud wird wie in vielen anderen Unternehmensbereichen in Zukunft auch im E-Procurement eine wesentliche Rolle spielen. Dabei sind typische Vorteile wie gesparte Investitionskosten, nutzenbasierte Abrechnung, weltweite Zugriffsmöglichkeiten und regelmäßige Aktualisierungen nur einige der Gründe, die für die Cloud sprechen – und noch gar nicht einmal die wichtigsten.

Viel entscheidender ist nämlich, dass das Beschaffungswesen massiv von anderen IT-Entwicklungen profitieren kann, die ganz überwiegend oder sogar ausschließlich aus der Cloud angeboten werden. Big Data, Machine Learning, So­cial-Media-Monitoring oder die Überwachung von Logistikprozessen über das Internet der Dinge ermöglichen es, Lieferanten auf eine völlig neue Art und Weise zu finden, zu bewerten und zu monitoren. Hinzu kommt die steigende Macht der Beschaffungsplattformen und Marktplätze, die ebenfalls aus der Cloud angeboten werden. Auf all diese Ressour­-
cen mit On-Premise-Software zuzugreifen, ist ähnlich sinnvoll wie eine Rechnung auszudrucken und per Fax zu versenden.