Procurement-Prozesse in der Cloud

Besserer Durchblick

von - 11.09.2018
Relevanz ausgewählter Schnittstellen
Relevant: Auf Schnittstellen zu anderen Abteilungen und den wichtigsten Lieferanten kommt es bei einer E-Procurement-Lösung besonders an.
(Quelle: Oventis )
Zu den Vorzeigekunden von Coupa gehört NEC Europe, die europäische Division des japanischen Technologiekonzerns NEC, der unter anderem Netzwerktechnologie für Telekommunikationsunternehmen, Telefonanlagen und Sicherheitssysteme für die öffentliche Hand anbietet. Nach einer Evaluierungsphase gelang es NEC Europe, Coupa Procurement in nur drei Monaten einzuführen und in die bestehenden SAP-Systeme zu integrieren. Gavin Johnston, Vice President Finance and Procurement bei NEC EMEA, sieht neben der Beschleunigung von Bestellprozessen vor allem die Transparenz als großen Vorteil der Cloud-Plattform: „Über die Dashboards von Coupa können wir das Ausgabeverhalten zentral analysieren und verstehen.“ Auch die Einhaltung von Compliance-Richtlinien habe sich wesentlich verbessert: „Die Mitarbeiter wissen, dass sie sich an das System halten müssen, um schnell eine Freigabe für eine Bestellung zu bekommen.“
Markus Hornburg
Markus Hornburg
VP Global Product ­Compliance bei Coupa Deutschland
Foto: Coupa
„Cloud-Lösungen brechen oftmals mit lieb gewonnenen traditionellen ­Prozessen im Unter­nehmen, anstatt zu ver­suchen, diese zu erhalten und zu verbessern.“
Onventis zählt beispielsweise den Glashersteller Schott, den TÜV-Konkurrenten Dekra und den Abrechnungsdienstleister Techem zu seinen Kunden. Letzterer hatte 2015 eine Ausschreibung gestartet, um seine Beschaffungsprozesse durchgehend zu digitalisieren. „Zielsetzung war für uns ganz klar: eine Plattform für alles“, sagt Klaus Linderich, Head of Procurement bei der Techem Energy Services GmbH. Die Bestellprozesse konnten durch die Einführung der Onventis-Plattform deutlich gestrafft werden. Der Anteil der Katalogbestellungen stieg auf rund 76 Prozent. Statt wie bisher nur die Hälfte sind nun über 95 Prozent der Rechnungen mit einer PO-Nummer (Purchase Order) versehen und können so vom System ordnungsgemäß verbucht werden. „Ziel war natürlich immer die Standardisierung von Prozessen“, betont der Techem-Manager.

Nicht alle ziehen mit

Auch wenn die Referenzliste der Anbieter von Cloud-Lösungen recht beeindruckend ist, so ist das Thema E-Procurement as a Service noch längst nicht überall angekommen. Dies zeigt der aktuelle „BME Barometer Elektronische Beschaffung“, der jährlich von den Professoren Ronald Bogaschewsky (Universität Würzburg) und Holger Müller (Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig, HTWK) in Zusammenarbeit mit dem BME und anderen Organisationen erhoben wird. Für die Ausgabe 2018 haben die Studienleiter über 300 Unternehmen nach dem aktuellen und geplanten Einsatz elektronischer Tools in sieben Kategorien des E-Procurements befragt.
Je nach Kategorie und Branche fielen die Antworten sehr unterschiedlich aus. So nutzen beispielsweise im Dienstleistungsbereich bereits über 80 Prozent der Befragten Tools für die strategische Beschaffungsplanung als Miet-Lösung aus der Cloud, aber nur 27 Prozent der Industrieunternehmen. Über alle Branchen hinweg wird Software as a Service (SaaS) je nach Kategorie bei einem Drittel bis knapp der Hälfte der Befragten für Beschaffungsaufgaben eingesetzt. Spitzenreiter sind dabei die sogenannten Category-spezifischen Tools, mit denen sich Dienstreisen, Fuhrparks, Veranstaltungen und andere Bereiche mit besonderen Anforderungen an das Beschaffungsmanagement verwalten lassen. Hier setzen bereits über 45 Prozent der Befragten auf Cloud-Lösungen. Sehr gering ist der Einsatz dagegen bei Ausgabenkontrolle und Controlling. Fast zwei Drittel verlassen sich hier lieber auf On-Premise-Lösungen.
Die Zurückhaltung gerade in traditionellen Branchen wie der Industrie mag auch damit zusammenhängen, dass mit dem Umstieg auf eine Cloud-Plattform für das Beschaffungsmanagement die komplette Unternehmenskultur auf den Prüfstand kommt. Klassische E-Procurement-Angebote sind oft kleinteilig und decken nur bestimmte Aspekte der Beschaffungskette ab. Sie lassen sich zudem – wenn auch häufig zu sehr hohen Kosten – in bestehende Workflows und Prozesse integrieren. Mit dem Gang in die Cloud ändert sich dies grundlegend, erläutert Coupa-VP Hornburg: „Cloud-Lösungen brechen oftmals mit lieb gewonnenen traditionellen Prozessen im Unternehmen, anstatt zu versuchen, diese zu erhalten und zu verbessern.“ Er rät daher, sich für die notwendigen Veränderungen Hilfe von außen zu holen: „Change-Management ist nie einfach.“
Cloud-Lösungen für E-Procurement (Auswahl)

Hersteller / Produkt

Leistungen

Besonderheiten

Coupa Software / Coupa Procurement

Beschaffung, Fakturierung, Spesenabrechnung, Lagerverwaltung, Vertragsmanagement,
Etatplanung, Katalogmanagement, Ausgabenanalyse

Native Cloud-Lösung, alle Module basieren auf demselben Code und sind durchgängig synchronisiert, mobile Nutzung auf Smartphone/Tablet möglich

Integra Internet Management / Integra eProc

Katalogmodul, Lieferantenanfragen/Lieferantenportal

Webbasierte Bedienoberfläche, mandantenindividuelle Konfigurierbarkeit, Budgetplanung in Echtzeit, definierbare Genehmigungs-Workflows

Onventis / Onventis Cloud Procurement Network

Supplier Management, Source to Contract, Procure to Pay, Analytics, Procurement Integration, Vendor Managed Procurement

Einfache Bedienbarkeit, auf ganzheitliche Einkaufsprozesse für den Mittelstand spezialisiert, „Cloud Services Made in Germany“

Oracle / Procurement Cloud

Purchasing, Self-Service Procurement, Sourcing, Procurement Contracts, Supplier-Portal, Supplier Qualification Management

Komplettes Lieferanten-Lifecycle-Management (Sourcing, Onboarding, Vertragserstellung,
-abwicklung und -erneuerung)

SAP / Ariba

Lieferantenmanagement, Strategic Sourcing, Logistik, Beschaffung, Financial Supply Chain Management

Integrationsassistent, digitaler Marktplatz

Veenion / Open Ordering

Integration von Lieferanten, Kunden, Verträgen und Katalogen, Katalogmanagement, elektronische Beschaffung, Einkaufs-Controlling, Rechnungswesen

Workflow-Lösung für Beschaffungsprozesse,
Integration von Amazon Business

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