E-Procurement

Procurement-Prozesse in der Cloud

von - 11.09.2018
Beschaffungsmanagement
Foto: Bakhtiar Zein / Shutterstock.com
Einkauf und Lieferanten-Management lassen sich an vielen Stellen optimieren. Im Procurement kann die Cloud dazu beitragen, Prozesse schnell, transparent und ressourcenschonend zu gestalten.
Einsatz von E-Procurement in der Praxis
Coud-Nutzung beim E-Procurement: Je nach Einsatzgebiet liegt der Anteil zwischen 33 und 45 Prozent.
(Quelle: Prof. Dr. Ronald Bogaschewsky, Prof. Dr. Holger Müller: BME Barometer "Elektronische Beschaffung", März 2018 )
Schnell mal im Online-Shop Druckerpapier bestellen, über das Extranet den Warenbestand beim Zulieferer überprüfen oder auf dem Marktplatz im Internet Preise vergleichen – die Digitalisierung hat längst auch den Einkauf und das Beschaffungsmanagement erreicht.
Klassischerweise sind die Wege und Werkzeuge für diese, auch als E-Procurement bezeichneten Prozesse jedoch wenig komfortabel und flexibel. Häufig kommen für verschiedene Lieferanten- und Kundengruppen unterschiedliche Systeme zum Einsatz, Medienbrüche sind an der Tagesordnung, weil Rechnungen und Lieferscheine am Ende doch ausgedruckt oder per Fax übersandt werden.
Wie in vielen anderen Bereichen bietet auch bei der Beschaffung Cloud-Computing mittlerweile Alternativen zur aufwendigen E-Procurement-Verwaltung mit eigener Soft- und Hardware, die IT-Personal für die Einrichtung, Wartung und Absicherung bindet. „Beschaffungs-Software hat sich durch die Cloud zu einem Full-Service für den Einkauf gewandelt“, erklärt Frank Schmidt, CEO der Onventis GmbH, die mit dem Onventis Cloud Procurement Network eine cloudbasierte Lösung für Beschaffungsprozesse im B2B-Bereich bietet. „Cloud-Lösungen schaffen die Basis für eine gemeinsame Collaboration und Kommunikation von Einkauf und Lieferanten in einer einheitlichen Plattform, welche mit abgeschotteten internen Systemen nur schwer realisierbar ist“, ergänzt Carsten Blaha, Leiter Vertrieb & Marketing bei der Veenion GmbH, die ihre Lösungen für E-Procurement und Supplier Relationship Management (SRM) auch als Software as a Service (SaaS) vertreibt.
Frank Schmidt
Frank Schmidt
CEO bei Onventis
Foto: Onventis
„Beschaffungs-Software hat sich durch die Cloud zu ­einem Full-Service für den ­Einkauf gewandelt.“
Laut dem von Onventis mit dem Bundesverband für Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) und der Hochschule Niederrhein erhobenen „Trendbarometer 2018“ wollen 83 Prozent der Befragten in digitale Beschaffungsnetzwerke investieren, fast die Hälfte hat dafür auch schon Budget eingeplant. Diese Entwicklung wird von anderen Anbietern cloudbasierter E-Procurement-Lösungen bestätigt. „Wir sehen seit etwas mehr als zwei Jahren einen starken Anstieg bei den Anfragen“, berichtet Veenion-Manager Blaha, „der Trend geht ganz klar zu Cloud-Lösungen.“ Laut Markus Hornburg, VP Global Product Compliance bei der Coupa Deutschland GmbH, ist die Nachfrage in den vergangenen drei bis fünf Jahren exponentiell gestiegen – nicht zuletzt dank einer zunehmenden Zahl von Referenzkunden: „Dadurch gibt es mittlerweile sehr positive Erfahrungsberichte, die helfen, auch eher zögernde Unternehmen von den Vorteilen zu überzeugen.“
Anwendungsfelder von E-Procurement
Tools für das E-Procurement lassen sich in die folgenden sieben Kategorien einteilen:
Planung und Strategie (Plan-to-Strategy): In diesen Bereich gehören das Bedarfsmanagement, die Beschaffungsmarkt­analyse und die Materialplanung. Digitale Tools können beispielsweise bei der Bedarfsermittlung, dem Forecasting, der Trend- und Risikoanalyse sowie der Simulation verschiedener Beschaffungsszenarien helfen.
Beschaffung und Vertragsabwicklung (Source-to-Contract): Dieser Bereich umfasst sämtliche Prozesse von der Bedarfs­spezifika­tion über Ausschreibung und Verhandlung bis hin zur Vertragserstellung und -verwaltung.
Auf digitalem Weg lassen sich beispielsweise Genehmigungs-Workflows automatisieren, Ausschreibungen vorbereiten und durchführen, Termine nachverfolgen sowie Vertragsdokumente revisionssicher speichern.
Bestellung und Bezahlung (Requisition-to-Pay): Dieser Prozess umfasst die operative Beschaffungsabwicklung von der Bedarfserfassung über die Freigabe/Genehmigung und Be­stellung bis hin zu Wareneingang und Rechnung. Dabei können elektronische Kataloge und Beschaffungsplattformen sowie automatisierte Genehmigungs-, Bestell- und Abrechnungsprozesse helfen.
Besondere Warengruppen/Dienstleistungen (Category-
spezifische Tools):
In diesem Feld werden Vorgänge zusammengefasst, die besondere Anforderungen an das Beschaffungsmanagement stellen. Dazu zählen die Beschaffung von Li­teratur, Dienstreisen, der Fuhrpark, Veranstaltungen, Bauleistungen und Dienstleistungen wie Consulting oder Übersetzungen. Hier kommen meist Tools zur Anwendung, die speziell für den jeweiligen Einsatzbereich konzipiert sind.
Lieferantenmanagement: Alle Vorgänge des Lieferanten­managements gehören in diese Gruppe, von der Akquise über die Risikoanalyse bis hin zur Verwaltung und Bewertung. Elek­tronische Systeme können beispielsweise die Aufnahme neuer Lieferanten automatisieren, Leistungen registrieren und bewerten oder Alarm geben, wenn bestimmte Risikoschwellwerte überschritten werden.
Qualitätsmanagement: Von der Testplanung über Prüfberichte bis hin zur Reklamationsbearbeitung und zum Management von Audits können elektronische Tools das Qualitätsmanagement unterstützen.
Ausgabenanalyse (Spend Analysis)/Controlling: Hier können Tools bei der Preis-Leistungs-Analyse helfen, Abweichungen von Planzahlen identifizieren oder zu erwartende Probleme durch prädiktive Analysen prognostizieren.
Prof. Dr. Ronald Bogaschewsky, Prof. Dr. Holger Müller: BME Barometer „Elektronische Beschaffung“, März 2018
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