iDeals Virtual Data Room

Das amerikanische Unternehmen iDeals hat sich auf hoch­sichere Datenräume für größere Companies spezialisiert. Das Angebotsportfolio ist mit dem von Brainloop vergleichbar. Die Services sind gedacht für M&A, Due Diligence, Immobilien-Deals oder einfaches Projektmanagement. Nach eigenen Angaben bedient iDeals bereits 80 Prozent der Fortune-500-Unternehmen.

Der Datenraum Basis für ein Projekt startet mit Platz für 20 Benutzer und fünf Administratoren, ist aber jederzeit erweiterbar. Weiterhin bietet iDeals die Produktstufen Pro und Unternehmen an. Dabei lässt sich frei wählen, ob die Daten in der Cloud oder vor Ort in der Firma gehostet werden. Die weiteren Kosten errechnen sich nach dem Bedarf an Speicherplatz, Lizenzen und Projekträumen. Der Zugriff auf die Projekträume erfolgt entweder über den Browser oder über Windows- und Mac-Clients. Für den mobilen Zugriff gibt es Apps für iOS und Android. In Sachen Sicherheit steht neben der Passworteingabe auch eine Zweifaktor-Authentifizierung mit zusätzlichem SMS-Code zur Verfügung.

Die Verwaltung und Bedienung eines Datenraums ist simpel. Die gut strukturierte Oberfläche führt auch nicht IT-affine Projektmanager zum Ziel. Die Einladung der Nutzer muss ein Administrator einzeln von Hand oder mit einer Excel-Vorlage ausführen. Schnittstellen zu Ac­tive Directory oder Ähnlichem sind Fehlanzeige.

Die Nutzerverwaltung ist relativ einfach, aber effektiv aufgebaut. Nutzern oder Gruppen lassen sich leicht Rechte zuweisen oder entziehen. Es gibt vordefinierte Vorlagen, zum Beispiel „voller Administrator“, „eingeschränkter Adminis­trator“ oder „individueller Nutzer“. Der Zugriff auf vorhandene Dokumente lässt sich entsprechend reglementieren. Mit Hilfe multifunktionaler Viewer zeigt die Oberfläche bis zu 25 populäre Dateiformate direkt an, ohne sie herunterzuladen. Dabei setzt der Viewer automatisch zuvor definierte Wasserzeichen ein. Die meisten Dokumente werden dabei in ein gestreamtes PDF verwandelt. In der Ansicht lässt sich jederzeit auch eine Gitternetzfunktion als Fotografierschutz nutzen.

Für die Kommunikation im Projekt steht ein integrierter Frage-und-Antwort-Bereich (Q&A) bereit. Das System informiert Nutzer im Projekt per E-Mail, falls Fragen oder Antworten auf sie warten. Einen internen E-Mail-Client für alle Nutzer gibt es nicht. Sehr interessant ist die ausgefeilte Berichtsfunktion zu allen Bereichen des Datenraums. Dort lassen sich alle Zugriffe auf den Raum, die Daten oder den Q&A-Bereich einsehen. Hinsichtlich der Sicherheit ist iDeals auf einem hohen Stand. Die Daten liegen verschlüsselt in einem europäischen Rechenzentrum. Der Zugriff erfolgt immer per SSL und verschlüsselt. Beim Download wird das Originaldokument entweder als Wasserzeichen-PDF oder verschlüsselt mit Passwort ausgeliefert. Zum Abschluss eines Projekts kann ein Unternehmen sich gesicherte USB-Stick-Archive liefern lassen. Die Einsatzgebiete sind Vorstands­etagen, Verkäufe, Bieterrunden und Projektarbeiten mit Geheimhaltungsstatus.