Sichere Datenräume für dezentrale Projektarbeit

Conetics Projektraum, Netfiles Dataroom & PMG eProjectsCare

von - 24.06.2015
Die Conetics-Lösung Projektraum gibt es für Bauprojekte schon lange. Die angebotenen Datenräume sind daher dafür oder für die Abwicklung von Verkaufsprojekten (Due Diligence oder M&A-Transak­tionen) vorkonfiguriert. Dementsprechend richtet ein Datenraumleiter alle Zugriffsrechte für die beteiligten Parteien ein.
Conetics: Projektraum ist für Bauprojekte oder für die Abwicklung von Verkaufsprojekten vorkonfiguriert.
Conetics: Projektraum ist für Bauprojekte oder für die Abwicklung von Verkaufsprojekten vorkonfiguriert.
Da die Dateien meist nicht verändert werden dürfen, ist ein Online-Viewer für viele Dateitypen vorhanden. Es findet also kein Download statt. Müssen Dokumente weitergegeben oder gedruckt werden, so fügt das System automatisch personalisierte Wasserzeichen ein.
Alle E-Mails zu einem Projekt lassen sich intern in einem Client zusammenführen und so von allen Beteiligten lesen. Bei neuen Nachrichten oder neu abgelegten Dokumenten werden Beteiligte per E-Mail, SMS oder Fax benachrichtigt. Alle Dokumente werden in einer Volltextsuche indexiert und beispielsweise als PDF neu generiert, wobei die Originaldokumente wegen der Revisionssicherheit erhalten bleiben. Verschlüsselte Logins mit SSL 256 Bit und auch die verschlüsselte Datenablage schützen vor Datenmissbrauch.
Einsatzgebiete: Planungsbüros, Verkäufe, Bieterrunden.

Dataroom

Mit Dataroom von Netfiles lassen sich hoch gesichert Projekte verwalten sowie Due-Diligence-Prüfungen oder M&A-Transaktionen durchführen. Unter einer einfach zu bedienenden Weboberfläche kann man Benutzer und Gruppen verwalten und Zugriffsrechte zuweisen.
Netfiles Dataroom: In diesem Datenraum lassen sich auch vertrauliche Daten komfortabel verwalten.
Netfiles Dataroom: In diesem Datenraum lassen sich auch vertrauliche Daten komfortabel verwalten.
Alle abgelegten Dokumente werden bei einer Änderung markiert – die Versionierung wird sofort angezeigt. Damit sich die veränderten Dokumente gleich finden lassen, sammelt das System sie zusätzlich in Listen, wie „Neu/Geändert“ oder „In Bearbeitung“. Nutzer ohne besondere Rechte können Dateien nicht herunterladen, bearbeiten oder drucken. Ein Security-Viewer zeigt Dokumente direkt im Browser an, ohne die Daten zu übertragen. Zusätzlich lassen sich Dokumente als PDFs mit persönlichem Wasserzeichen ausgeben.
Die Lösung ist besonders auch für den Austausch vieler großer Dateien gedacht. Über eine interne Mail-Funktion bekommen Außenstehende die Daten direkt via Download-Link aus dem Datenraum. Dabei lässt sich zusätzlich ein Verfallsdatum und ein Download-Kennwort festlegen. Team-Diskussionen oder Fragen und Antworten lassen sich im Q&A-Modul festhalten. Jegliche Bewegungen im Datenraum werden in einem revisionssicheren Protokoll festgehalten. Der Sicherheitsstandard ist hoch: 2-Faktor-Authentifizierung sowie verschlüsselte Dateiablage und Übertragung.
Einsatzgebiete: Verkäufe, Bieterrunden, Projektarbeiten auch mit Geheimhaltung.

eProjectsCare

PMG: Die Plattform eProjectCare lässt sich um viele Module ergänzen, zum Beispiel den Projektraum.
PMG: Die Plattform eProjectCare lässt sich um viele Module ergänzen, zum Beispiel den Projektraum.
Alle Datenraumlösungen von PMG nutzen die eProjectsCare-Plattform als Basismodul für den Datenaustausch und das Management. Innerhalb der Plattform finden sich dann die Zusatzprodukte wie Datenräume für Projekte, Due-Diligence-Prüfungen oder M&A-Transaktionen. Mit dem Modul E-Akte ist sogar ein firmenübergreifendes Dokumentenmanagement möglich. Jeder Datenraum wird von einem Administrator verwaltet, der die Rechte an die Nutzer oder Teams vergibt. Dazu stehen auch frei definierbare Verteilerlisten zur Verfügung. Die Kommunikation erfolgt über einen internen Mail-Client. Er bietet zudem alle Beteiligten oder Teams im Adressbuch an.
Alle abgelegten Daten lassen sich direkt im Browser anzeigen, benötigen also keinen Download. Zudem verfügt der Viewer über ein Konferenzmodul. Dabei kann man alle Dokumente direkt kommentieren oder wichtige Punkte markieren – ohne das Original zu verändern. Nur so ist auch die Revisionssicherheit gewährleistet. Über den Kalender und den Aufgabenplaner haben alle Beteiligten das laufende Projekt zeitlich im Griff.
Für die Sicherheit wird eine 2-Faktor-Authentifizierung genutzt und die Kommunikation per SSL abgesichert. Alle Daten werden verschlüsselt abgelegt.
Einsatzgebiete: Vorstandsetagen, Verkäufe, Bieterrunden, Baugewerbe, Projektarbeiten mit Geheimhaltung.
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