Brainloop Secure Dataroom & CAS Ecosystems Suite

Das Produkt Secure Dataroom von Brainloop ist umfassend und auch für Konzerne geeignet. Das zeigen schon die Schnittstellen, die vom Browserzugang über eine SharePoint-Verknüpfung bis hin zur SAP-Anbindung reichen. Secure Dataroom kann für alle Zwecke genutzt werden – M&A, Due Diligence oder auch nur zum sicheren Datentausch in der Cloud. Dabei ist Revisionssicherheit in allen Belangen gegeben.

Die flexible Weboberfläche unterstützt die aktuell verfügbaren Sicherheitsmechanismen – etwa auch die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Selbst E-Mails lassen sich über ein Outlook-Add-in verschlüsselt an den Datenraum versenden und dort ablegen. Der Partner erhält dann eine Benachrichtigung.

Die Anzeige der Dokumente ist restriktiv organisierbar. Je nach Berechtigung darf der Anwender die Daten herunterladen oder nur per Viewer ansehen, wobei zur Sicherheit ein Dokument nur als Bilddatei angezeigt wird. Wird das zubuchbare Modul Brainmark-Management genutzt, lassen sich die Daten auch automatisch mit personalisierten Wasserzeichen ausgegeben und mit dem digitalen Rechtemanagement von Microsoft und Adobe verwalten.

Einsatzgebiete: Vorstandsetagen, Verkäufe, Bieterrunden, Projektarbeiten mit Geheimhaltung.

Der von CAS angebotene Projektraum lässt sich derzeit nur über eine in der Firmen-Cloud installierte Ecosystems Suite nutzen. Erst Ende des Jahres sollen die Räume auch einzeln über die Cloud verfügbar sein.

Das System von CAS hilft, den Workflow zu verbessern. In der aktuellen Intranet-Lösung lassen sich Projekte in einem Raum sehr gut verwalten. Alle Beteiligten werden bei Bedarf Arbeitsgruppen oder gemischten Teams zugeordnet und haben dann die dazugehörenden Zugriffsrechte. Für die Mail-Kommunikation ist der lokale E-Mail-Client, etwa Outlook, verknüpft.

Neben der gut organisierbaren Ablage aller projektrelevanten Daten haben die Teams auch alle Termine im Blick. Ein Aufgaben- und ein Meilenstein-Planer zeigen dynamisiert nach Datum den Stand des Projekts an. Für schnelle Besprechungen dient ein Telefonkonferenz-Modul, in dem sich Dienste frei definieren lassen. Aktuell ist das zum Beispiel Skype.

Bei der Arbeit an einem Dokument wird dieses direkt zur Bearbeitung mit der lokal installierten Anwendung geöffnet. Teammitglieder können zeitgleich das Dokument nur schreibgeschützt öffnen. Nach Abschluss steht der letzte Bearbeiter hinter den Dateinamen.

Der Zugang zum System ist nicht doppelt authentifiziert, da es nur im Intranet genutzt werden kann. Die übertragenen Daten sind aber alle verschlüsselt. Insgesamt ist die Lösung nicht streng auf Sicherheit und Revisionssicherheit getrimmt.

Einsatzgebiete: Agenturen mit diversen Kunden, kleine Entwicklungsprojekte.