Datenräume dienen Partnern in einem Projekt zum Tauschen und Speichern wichtiger Daten. com! professional stellt sieben Services vor, um Daten sicher in der Cloud abzulegen.
Digitale Datenräume in der Cloud sind keine neue Erfindung, wurden aber bislang nur von einzelnen Branchen – etwa der Bauindustrie – wirklich genutzt. Daten- oder Projekträume ermöglichen das, was Verhandlungs- oder Projektpartner früher nur unter den Augen von Notaren oder Rechtsanwälten klären konnten. Zudem steht ein Projektraum sieben Tage die Woche rund um die Uhr zur Verfügung.
Die am Markt verfügbaren Services bieten mehr als die Möglichkeit, Daten sicher in der Cloud abzulegen. Vielmehr handelt es sich um eine meist hoch gesicherte Dokumentenverwaltung für eine Firma oder für mehrere Vertrags- oder Projektpartner. In den Räumen lässt sich zusätzlich per Chat oder E-Mail kommunizieren, und alles wird automatisch protokolliert. Alle Zugriffe auf Dokumente sind stufenweise anpassbar, etwa vom Nur-lesen-Status bis hin zum Vollzugriff. Damit die Daten den Datenraum nicht verlassen müssen, wird der Inhalt aller Dokumente in einer App oder im Browser angezeigt. Dies ermöglichen multifunktionale Vorschaumodule, die meist jedes Format kennen. Ist das nicht der Fall, wird der Inhalt eines Dokuments gestreamt oder als per Wasserzeichen gesichertes PDF angezeigt.
Datenraum oder Projektraum?
Die Anbieter verwirren potenzielle Kunden gern mit den beiden Begriffen Datenraum und Projektraum. Projektraum wurde für die Baubranche geprägt, während unter Datenraum häufig eine Art Dropbox-Ersatz verstanden wird. Aber das ist falsch: In vielen Fällen ist der Datenraum ebenso ein Projektraum – nur wendet sich der Datenraum an eine andere Zielgruppe.
Konform nach ISO und BDSG |
Die meisten Anbieter haben sich nach diversen ISO-Normen zertifizieren lassen oder geben an, dass sie nach Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) arbeiten. Die Anbieter stellen dies sicher, indem sie sämtliche Prozesse von externen Datenschutzbeauftragten auditieren lassen. Somit werden die Anforderungen, die sich aus einer Datenverarbeitung gemäß § 11 Bundesdatenschutzgesetz ergeben, rechtskonform eingehalten. Deshalb stehen auch alle Daten-Server zumindest in Europa, oft wird aber mit dem Server-Standort Deutschland geworben.
Die Anbieter nutzen oder betreiben zertifizierte Rechenzentren, die den Datenzugriff auch für deren Administratoren ausschließen. Bei dem Konzept von Uniscon zum Beispiel liegen die Kundendaten sogar nur als verschlüsselte Blöcke vor. Diese kann der Admin des Rechenzentrums backupen, aber keinesfalls einsehen. |
Die angebotenen digitalen Räume fangen bestimmte Bedürfnisse ein und haben daher oft eine für ihre Zielgruppe vorgefertigte Struktur. So gibt es Datenräume speziell für den Frage- und Antwortprozess bei einem Firmenverkauf (Due Diligence) oder Räume für größere Transaktionen (M&A, Mergers and Acquisitions). Andere Datenräume sind modular aufgebaut. Sie bieten die Grundfunktionen eines Datenraums wie einen internen E-Mail-Client, einen Kalender, eine Chat-Funktion, Speicherplatz, eine Nutzerverwaltung und ein Berichtswesen beziehungsweise ein Journal. Alle weiteren Optionen lassen sich dann hinzubuchen, etwa ein Netzplaner, eine Datenbank, ein digitales Archiv samt Suchfunktion oder Anbindungen an andere ERP- und CRM- oder an SAP-Systeme.
Die
Marktübersicht auf den letzten beiden Seiten dieses Beitrags stellt die Datenräume der wichtigsten Anbieter gegenüber.
