Print-Management in Zeiten der Cloud

Trend 3: mehr Effizienz

Das wird in Unternehmen gedruckt
Papierintensiv: Vor allem auf ausgedruckte Rechnungen und Geschäft sberichte legen Unternehmen Wert.
(Quelle: Xerox, „2017 Office Productivity Trends to Improve the Bottom Line“ )
Viele Unternehmen haben sich vorgenommen, in den nächsten Jahren das Dokumenten-Handling effizienter zu gestalten und vor allem das Verwerten von Informationen zu verbessern. Das ist auch dringend nötig. Den Analysten von IDC zufolge ist derzeit immer noch fast jedes zweite Dokument in Unternehmen aus Papier. Und auch das Archivieren erfolgt größtenteils noch in Papierform. Papierene Dokumente aber machen die Suche nach Informationen ebenso wie den mobilen Zugriff höchst ineffizient und oft sogar unmöglich.
Schnelle Besserung ist nicht in Sicht. Der Anteil papierbasierter Dokumente verringert sich nur sehr schleppend. Das liegt zum einen an gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung bestimmter Dokumente, zum anderen an der Hartnäckigkeit der Anwender, die Dokumente ausgedruckt vorliegen haben wollen.
Gleichwohl rechnen die Analysten damit, dass die immer stärkere Nutzung von Techniken wie der Cloud und die Digitalisierung von Dokumenten und dokumentenintensiven Prozessen die Abkehr vom Papier beschleunigen wird. Beispiele für solche Lösungen sind etwa DocuWare des deutschen Anbieters Tutum, ELO, das sich besonders gut in bestehende Microsoft-Office-Installationen integriert, oder Datev DMS, das sich auf die Anforderungen von Steuerberatern, Anwaltskanzleien und Wirtschaftsprüfern konzentriert.
Andreas Duthel
Director Global Services DACH bei Lexmark
www.lexmark.com
„IT-Abteilungen stehen vor der Herausforderung, bei stetig zunehmender Digitalisierung Hard- und Software und Services zu vernetzen.“
Allerdings steht bislang auch bei Einsatz solcher Lösungen am Ende eines Prozesses in sehr vielen Fällen immer noch bedrucktes Papier.
Ohne Zweifel sind die Szenarien des Druck- und Dokumentenmanagements im Arbeits­alltag so mannigfaltig wie nie zuvor. Die Komplexität rund ums Drucken steigt stetig und damit auch die Anforderungen an die IT. Experten haben eine Reihe von Herausforderungen identifiziert, denen sich die IT beim Druck- und Dokumentenmanagement stellen muss:
  • die Integration unterschiedlichster Geräte
  • die Ansprüche an die Netzwerk-Performance
  • der Bedarf an Hochverfügbarkeit von Drucksystemen
  • die oft übersehene Sicherheitsproblematik

Heterogene Gerätelandschaft

Zu den größten Aufgaben im Druck- und Dokumentenmanagement dürfte für IT-Verantwortliche das Zusammenführen der verschiedensten Geräte gehören. Während es in den frühen 2000er-Jahren in der von Windows-Computern beherrschten Client-Landschaft nur wenige Apple-Rechner gab, verwenden heute zahlreiche Anwender Android- und Apple-Geräte – und erwarten, dass diese mit den Drucksystemen im Unternehmensnetzwerk reibungslos kommunizieren. Zu den Top-Prioritäten zählen deshalb optimierte Arbeitsumgebungen, bei denen der Nutzer sich keine Gedanken mehr darüber machen muss, von welchem Gerät er seinen Druckauftrag abschickt, und es auch keine Rolle spielt, ob der Druckauftrag beispielsweise auf einem Mac-OS- oder einem Windows-System gestartet wurde.
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