Print-Management in Zeiten der Cloud

Vom papierlosen Büro traut sich kaum noch ein Experte zu sprechen. Kein Wunder, hat das Druckvolumen in Unternehmen in den letzten Jahren doch nur in homöopathischen Dosen abgenommen.

Laut IDC basieren in vielen deutschen Unternehmen über die Hälfte aller dokumentenbezogenen Prozesse nach wie vor auf Papier. Und gerade deshalb hat sich ein scheinbar langweiliges Thema wie das Druck- und Dokumentenmanagement zu einer zentralen Herausforderung für die IT entwickelt. Vielen Analysten gilt der Einstieg in eine umfassende Druck- und Dokumentenmanagement-Lösung als einer der ersten Schritte hin zur digitalen Transformation. Besondere Herausforderungen stellen dabei Entwicklungen wie Cloud und Mobilty dar – und die Bedrohungen durch Cyberkriminalität.

Andreas Duthel, Director Global Services DACH bei Lexmark, fasst treffend zusammen: „IT-Abteilungen stehen vor der Herausforderung, bei stetig zunehmender Digitalisierung Hard- und Software und Services zu vernetzen. Dabei gehören die Optimierung dokumentenintensiver Workflows sowie die Etablierung einer einheitlichen, übergeordneten Dokumentenstrategie zu den entscheidenden Erfolgsfaktoren im Print- und Dokumentenmanagement.“

Ähnlich urteilt Tobias Kleu, Senior Program Manager Imaging Printing & Document Solutions bei IDC, der den Aspekt der Informationsverarbeitung in den Fokus seiner Analyse rückt:„Die Art und Weise, in der die Nutzer Informationen suchen, Dokumente und Inhalte erstellen, bearbeiten, verteilen und archivieren, hat sich durch die zunehmende Nutzung von Innovationen wie Mobile Computing, Cloud-Diensten, sozialen Netzen sowie Big Data und Analytics grundlegend verändert.“

Vor diesem Hintergrund lassen sich vor allem drei Trends ausmachen, die die Entwicklung beim Druck- und Dokumentenmanagement derzeit hauptsächlich prägen.

Thorsten Hesse, CPO und Managing Director beim Druckmanagement-Dienstleister ThinPrint, beobachtet, dass immer mehr Unternehmen ihr gesamtes Drucksystem, von den Druckern einmal abgesehen, in die Cloud verlagern, vor allem in den USA. Und selbst die Unternehmen, die sonst bevorzugt auf On-Premise setzen, drängt es beim Druckmanagement in Richtung Cloud. Denn auch sie wollen von den Vorteilen der Cloud profitieren, vor allem von der hohen Skalierbarkeit und der Möglichkeit, alle Aufgaben des Druckmanagements flexibel von einer Stelle aus zu verwalten.

Das gilt in besonderem Maß für mobile Einsatzszenarien: Die Anwender wollen unabhängig davon, wo sie sich mit ihrem Tablet oder Smartphone gerade befinden, die Drucker vor Ort direkt vom Gerät aus nutzen können. Mit den entsprechenden Managementwerkzeugen kann die IT das gewährleisten.

Die Zahl der Unternehmen, die IT-Dienste rund ums Drucken von Service-Providern beziehen, wächst stark. Einer aktuellen Xerox-Studie zufolge planen weltweit 40 Prozent der Unternehmen den Einsatz von Managed Print Services (MPS) in den kommenden zwölf Monaten, weitere 14 Prozent in zwölf bis 24 Monaten. Der Dienstleister kümmert sich dabei im Maximalfall um das gesamte Druckmanagement inklusive Wartung und Verwaltung des Verbrauchsmaterials. Er sichert seinen Kunden zuverlässiges Drucken zu und minimiert für sie gleichzeitig den Administrationsaufwand und das Support-Aufkommen deutlich.

Laut ThinPrint-Manager Hesse verzeichnet sein Unternehmen auf keinem Feld ein so starkes Wachstum wie im Bereich Service-Provider.