Von der Abschreibung zur Miete

Während sich der Einstieg in die WaaS-Nutzung bei neuen Unternehmen, Mitarbeitern oder Projektteams recht einfach gestaltet, sind beim Ersatz bestehender Hard- und Software längere Übergangsphasen üblich. Da sich die gemieteten IT-Arbeitsplätze flexibel buchen lassen, können Unternehmen damit beginnen, bereits abgeschriebene, veraltete Hard- und Software durch Mietlösungen zu ersetzen. „Wenn neue Geräte ohnehin angeschafft werden müssen, kann man in diesem Zuge auch die bisherige Beschaffung von Lizenzen und Services überdenken“, empfiehlt Marcus Rieck von Aluxo IT. „Gerade wenn es im Unternehmen einen sehr großen Hardware-Bestand gibt, wird dieser Weg häufig gewählt.“ Mehr­stufige Migrationsprozesse seien in mittelgroßen Firmen üblich, während kleinere Unternehmen meist einen harten Schnitt machten und direkt auf WaaS umstellten, beobachtet My-Workplace-CEO Wagner: „Die Migrationsstrategie variiert je nach Unternehmensgröße.“

In größeren, komplexeren Umgebungen mit Individualentwicklungen und Spezialapplikationen sind allerdings etwas mehr Aufwand und Sorgfalt notwendig. Es muss sichergestellt sein, dass alle Abhängigkeiten erkannt und adressiert wurden, bevor der Austausch beginnt. „Ein schrittweises Migrationskonzept der Back-End-Systeme, gefolgt von einer umfassenden Arbeitsplatzanalyse durch einen erfahrenen Dienstleister sind der Schlüssel zum Erfolg“, weiß Dimension-Data-Director Ellen Kuder.

Ein modularer Aufbau, der eine individuelle Zusammenstellung von Paketen erlaubt, ist ein wesentliches Kriterium für die Provider-Wahl. „Eine gute WaaS-Lösung zeichnet sich zum einen durch eine hohe Standardisierung und Automatisierung und zum anderen durch eine gute Individualisierung aus“, erklärt Alexandre Seifert, CEO bei Vertical. Auch auf Art und Umfang der Leistungsbereitstellung sollten potenzielle Kunden achten, rät Oneclick-Chef Birgelen: „Idealerweise werden Ressourcen nur für die Arbeitszeit zur Verfügung gestellt, sodass eine echte nutzungsbasierte Abrechnung möglich ist.“ Die meisten Mietangebote für IT-Arbeitsplätze sind auf Standardaufgaben ausgelegt und enthalten Büroapplikationen, meist auf Microsoft-Office-Basis, sowie Tools für die Kommunikation und die Verwaltung der Arbeitsplätze. Hinzu kommen je nach Anbieter Module für die Buchhaltung, das Dokumentenmanagement oder CAD/CAM (Computer Aided Design/Manufacturing). Solche Optionen können ein entscheidendes Auswahlkriterium sein, wenn auf den Arbeitsplätzen nicht nur Bürotätigkeiten erledigt werden sollen.

Beim Vergleich der Angebote sollte man auch auf versteckte Kosten achten, die etwa durch zusätzliche Wartungsverträge oder Versicherungen entstehen, rät Manuel Wagner. „Hinter einer guten WaaS-Lösung sollte auch ein kompetenter Dienstleister stehen, welcher im Problemfall technischen Support bieten kann, und nicht nur ein Händler“, so der My-Workplace-Chef weiter. Auch die angebotenen Service Level Agreements (SLAs) spielen eine große Rolle bei der Entscheidung für oder gegen ein WaaS-Angebot, ebenso wie die Vertragslaufzeiten. Während Software oft monatlich gebucht und wieder abbestellt werden kann, muss Hardware meist für 24 oder 36 Monate gemietet werden. Das schränkt die Flexibilität natürlich wieder deutlich ein, vor allem wenn mit WaaS kurzfristig Projekte adressiert oder Lastspitzen abgedeckt werden sollen. Andererseits ist auch selbst gekaufte Hardware über 36 Monate abzuschreiben, es ergibt sich durch WaaS also zumindest kein Nachteil.

Datenschutz und IT-Sicherheit sollten bei der Anbieterwahl ebenfalls berücksichtigt werden. „Im Allgemeinen ist darauf zu achten, wo die Daten liegen, wo das Rechenzen­trum seinen Sitz hat und wie die dortigen Datenschutzbestimmungen sind“, rät Vertical-Chef Seifert. Die Datenhaltung sollte möglichst in Deutschland oder zumindest in der EU erfolgen. Bei der Datenspeicherung und -übermittlung sind gängige Verschlüsselungsverfahren wie SSL/TLS für den Transport und AES bei der Speicherung einzuhalten. Auch an Siegel und Zertifizierungen wie Trusted Cloud oder ISO 27001 sollte man bei der Anbieterwahl denken.

Die Kosten für die Arbeitsplatzmiete im WaaS-Modell sind transparent und fallen in der Regel monatlich an. Schwieriger ist es allerdings, korrekte Vergleichszahlen der betriebseigenen Hard- und Software zu ermitteln. „Die tatsächlichen IT-Kosten eines Unternehmens entstehen neben den Anschaffungskosten für Hard- und Software vor allem im Service­bereich“, erläutert Simone Blome-Schwitzki von Also Deutschland. Zur reinen Abschreibung kommen Aufwendungen für Wartung und Reparaturen, Versicherungen, Installation, Lagerung und Verwaltung hinzu. Die Kosten für eine datenschutzkonforme Löschung und Entsorgung nach Ablauf der Nutzung dürfen ebenfalls nicht vergessen werden.

Geteilt durch die Nutzungsdauer in Monaten ergibt sich so die monatliche Total Cost of Ownership (TCO), die man mit den Kosten von WaaS-Angeboten vergleichen kann. „In 90 Prozent der Fälle ist das Workplace-as-a-Service-Konzept günstiger“, verspricht Manuel Wagner von My Workplace. Laut Vertical-CEO Seifert liegen die Einsparungen gegenüber dem Eigenbetrieb dabei bei durchschnittlich 20 Prozent. Nicht nur die Reduktion der Kosten sei ein großer Vorteil, so Seifert weiter, sondern auch deren leichtere Nachverfolgbarkeit: „Durch diese Transparenz kann die Buchhaltung einfacher, schneller und effektiver die monatlichen IT-Kosten abwickeln und so auch besser in die Zukunft planen.“