So haben Sie Ihre Cloud-Lizenzen im Griff

Cloud-Portale

von - 18.04.2018
Sinnvollerweise sollte ein Software Asset Management beziehungsweise IT Asset Management durch weitere Maßnahmen ergänzt werden.
Eine Option, um Wildwuchs bei Cloud-Anwendungen zu verhindern, sind spezielle Cloud-Portale. „Unser Partner Matrix42 stellt beispielsweise mit myWorkspace einen Service zur Verfügung, mit dem der Anwender über ein zentrales Portal auf eine Vielzahl von Apps zugreifen kann“, erläutert Michael Krause von TAP.de. Das erfolgt mittels Single Sign-on, also einer einmaligen Anmeldung am Cloud-Portal. Auf diese Weise lässt sich die Nutzung von Cloud-Lösungen nicht nur kanalisieren, sondern auch gemäß den Compliance-Richtlinien dokumentieren.
Michael Krause
Michael Krause
Geschäftsführer von TAP.de
„Die Vorteile von Cloud-­Applikationen, sprich der leichte Zugang und die einfache, schnelle Nutzung, sind gleichzeitig auch ein Problem.“
Unerlässlich ist zudem, die Mitarbeiter auf allen Ebenen über die Risiken einer nicht dokumentierten Nutzung von Software-as-a-Service-Angeboten aufzuklären. „Das Wichtigste ist die direkte Abstimmung zwischen der IT-Abteilung und den Anwendern. Nur wenn sich beide gegenseitig vertrauen, besteht die reelle Chance, ein valides Lizenzmanagement zu implementieren“, fügt Krause hinzu.
Wenig hilfreich ist jedoch, seitens der Geschäftsführung und IT-Abteilung mit diversen Verboten zu hantieren. Vielmehr sollte analysiert werden, warum Cloud-Anwendungen ohne Wissen der IT-Fachleute in einer Abteilung Einzug gehalten haben. Der Grund ist in vielen Fällen, dass solche Applikationen Mitarbeitern dabei helfen, ihren Job effizienter zu erledigen.
Besser ist es somit, die Anforderungen der einzelnen Mitarbeiter des Unternehmens zu prüfen und ihnen die erforderlichen Tools an die Hand zu geben, ganz gleich ob dies per Software as a Service oder über ein klassisches Lizenzmodell erfolgt.
Software-Audits: Suche nach den wunden Punkten
Jeder Software-Anbieter achtet im Rahmen von Compliance-Audits auf spezielle Aspekte.
Microsoft verlangt beispielsweise im Rahmen einer „Software Asset Management Review“, dass der Kunde alle Lizenzen in einem „License Verification Worksheet“ auflistet. Nach Erfahrungswerten von Snow Software, einem schwedischen Anbieter von Software-Asset-Management- und IT-Asset-Management-Lösungen, werden anschließend Kunden Angebote unterbreitet, zum Beispiel auf eine Cloud-Version umzusteigen oder die neueste Version eines Programms zu verwenden.
Snow Software rät, nicht blindlings auf solche Angebote einzugehen, sondern diese kritisch zu prüfen, etwa unter dem Kostenaspekt. Zudem sei es hilfreich, zusammen mit einem von
Microsoft zertifizierten SAM-Lösungsanbieter die Audit-Resultate zu analysieren. Um Zeitdruck zu vermeiden, sollte zudem eine Verlängerung des Audit-Zeitraums beantragt werden. Maximal ist eine Ausweitung auf bis zu sechs Monate möglich.
Auch SAP nutzt Audits gern dazu, um Kunden zum Umstieg auf neue Produktversionen zu animieren, etwa S/4 HANA. Das ist vor allem dann der Fall, wenn die Experten von SAP bei einem Kunden eine Unterlizenzierung festgestellt haben.
Wenn ein SAP-Audit ansteht, sollten Unternehmen insbe­sondere
  • Informationen über den Geldwert (Lizenzgebühren) der installierten SAP-Software sammeln
  • ungenutzte Lizenzen ermitteln und deaktivieren
  • genutzte Lizenzen an den tatsächlichen Bedarf des jeweiligen Users anpassen, also etwa ein Downgrade durchführen, wenn der Nutzer bestimmte Funktionen nicht verwendet
  • ungenutzte Lizenzen in Gutschriften umwandeln lassen
In jedem Fall ist es ratsam, sich als Unternehmen Anfragen von Software-Firmen bezüglich einer Auditierung nicht zu verschließen. Dies führt in der Regel dazu, dass der Anbieter ein verschärftes Audit durchführt, und dies in kürzeren Zeiträumen. Andererseits besteht kein Grund für die Nutzer von Software, in jedem Fall klein beizugeben.
Am besten ist ein Mittelweg, also eine kooperative Haltung zu entwickeln und eine solide Arbeitsbeziehung zum Software-Lieferanten aufzubauen.
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