IT Asset Management

Eine Schwierigkeit besteht jedoch darin, dass die Zahl der SAM-Lösungen, die für Software-as-a-Service-Umgebungen tauglich sind, noch recht überschaubar ist. Zudem kann die Nutzung von SaaS dazu führen, dass sich ein Software Asset Management in Richtung IT Asset Management (ITAM) weiterentwickeln muss. Der Unterschied: SAM deckt alle Bereiche ab, die mit Bereitstellung, Lizenzierung und Kosten von Software verbunden sind, ITAM schließt die genutzten Hardware-Komponenten mit ein, also Server, Storage-Systeme und Netzwerkkomponenten.

Die International Association of IT Asset Managers (IAITAM), eine Vereinigung von SAM- und ITAM-Spezialisten, betrachtet SAM denn auch als eine Untermenge von ITAM. Hardware-Ressourcen müssen dann berücksichtigt werden, wenn ein Unternehmen ein SaaS-Modell bevorzugt, in dem auch Infrastruktur-Services enthalten sind wie die Nutzung von Virtual Machines im Cloud-Rechenzentrum. In diesem Fall ist es wichtig, einen Überblick über die genutzten Server- und Storage-Kapazitäten zu haben, die über die Cloud bereitgestellt werden.

Ein Software Asset Management, das für Cloud-Umgebungen ausgelegt ist, sollte eine konsolidierte Sicht auf alle wichtigen Parameter ermöglichen. Dazu zählen die Kosten und die tatsächliche Nutzung von SaaS-Ressourcen. Hilfreich ist außerdem, wenn die Lösung Vorschläge macht, wie eine Optimierung aussehen könnte. Diese kann beispielsweise darin bestehen, Anwendern eine abgespeckte Version einer Software an die Hand zu geben. Das ist möglich, wenn User nur einen Teil des Funktionsumfangs benötigen.

Wichtig ist, dass Verträge mit dem SaaS-Anbieter erfasst und verwaltet werden. Ein Vertragsmanagement spielt vor allem beim Verlängern von Nutzungszeiträumen eine zen­trale Rolle. Zudem sollte die Lösung Abhängigkeiten von weiteren Software-Paketen überprüfen. So kann beispielsweise ein CRM-System aus der Cloud den Einsatz spezieller Datenbanken erfordern, die ebenfalls bei dem Provider gebucht werden müssen.

Ein Nutzermanagement wiederum ermöglicht es, die Konten von inaktiven Nutzern zu deaktivieren, inklusive der dafür fälligen Zahlung der Gebühren an den Service-Provider. Das reduziert die Kosten und schützt unternehmenskritische Daten, etwa dann, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat.

In der Praxis dürfte so gut wie kein Unternehmen einen Cloud-only-Ansatz verfolgen, sprich ausschließlich auf SaaS- und IaaS-Angebote setzen. Eine Ausnahme sind sehr kleine Firmen und Start-ups. Daher muss ein Software Asset Management beide Welten berücksichtigen: das Software-Management im unternehmenseigenen Rechenzentrum und in der Cloud.

Voraussetzung dafür ist, dass eine SAM- oder ITAM-Lösung die unterschiedlichen Metriken beherrscht, etwa die Pay-per-Use-Abrechnung in einer Cloud und das traditionelle Lizenzmanagement im Unternehmen.

Für Olaf Diehl von Aspera spielt ein weiterer Aspekt eine wichtige Rolle: die Datenhoheit. Ohne richtige und detaillierte Informationen gebe es keine sinnvollen Entscheidungen. „In der Cloud ist es neben allen anderen Aspekten entscheidend, vertraglich genau zu vereinbaren, welche Daten dem Unternehmen weiterhin gehören und welche Auswertungen vom Service-Anbieter zu liefern sind.“