So haben Sie Ihre Cloud-Lizenzen im Griff

SaaS ist schwer zu beherrschen

von - 18.04.2018
CloudLiz von Aspera LicenceControl bei Salesforce
Lizenzen unter Kontrolle: Plattformen wie License Control for Salesforce von Aspera sind auf die Eigenheiten von Cloud-Lösungen wie Salesforce abgestimmt.
Für diese Intransparenz gibt es mehrere Gründe. Generell ist eine richtige Software-Lizenzierung heute schwieriger. Denn in Unternehmen etabliert sich eine Mischung von Anwendungen, die über eigene Server (On-Premise) und über eine Pu­blic Cloud bereitgestellt werden. Das liegt auch daran, dass ein Großteil der Software-Anbieter wie Microsoft, SAP, Salesforce, IBM oder Oracle verstärkt auf reine Cloud-Modelle setzt.
Solche Services basieren in vielen Fällen auf einem Abonnement-Modell (Subscription). Hier gibt es mehrere Optionen, etwa die Abrechnung nach Zahl der Nutzer oder nach Nutzungszeit. Zudem lässt sich zwischen unterschiedlichen Abrechnungsmodi wählen: monatlich, pro Quartal oder jährlich. Zum Teil können Unternehmen sogar Tagespässe erwerben.
Noch komplexer wird die Si­tuation, wenn ein Software-as-a-Service-Angebot die Nutzung zusätzlicher Cloud-Ressourcen einschließt, etwa von virtuellen Servern und Speicherplatz.
Olaf Diehl
Olaf Diehl
Geschäftsführer von Aspera
„Wer die Cloud nicht aus einer SAM-Perspek­tive heraus managt, handelt sich ein Kosten­risiko ein.“
Ein weiterer Faktor, den Unternehmen, die Software as a Service nutzen, berücksichtigen sollten, ist die Weiterverwendung vorhandener Lizenzen – Stichwort Bring Your Own License (BYOL). Im Idealfall sollten sich diese auf ein SaaS-Angebot übertragen lassen. Dies wiederum möchten die Software-Anbieter gern vermeiden.

SAM-Tools

Um Software-Lizenzen und deren Nutzung zu erfassen, setzen Unternehmen Tools für das Software Asset Management (SAM) ein. Solche Programme ermitteln, welche Software auf welchen Endgeräten implementiert ist, welche Lizenzmodelle zum Einsatz kommen, ob die Vorgaben des Software-Herstellers eingehalten werden und in welchem Umfang Programme überhaupt genutzt werden. SAM geht sogar noch weiter: Lösungen von Anbietern wie Flexera, Aspera, BMC, IBM oder ServiceNow sind strategische Werkzeuge. Sie ermöglichen einem Unternehmen, exakt die Software-Pakete zu ermitteln, die es benötigt – ohne Über- oder Unterlizenzierung und ohne den Einkauf von Programmen, die zu viele oder zu wenige Funktionen bereitstellen.
Dieser strategische Aspekt von Software Asset Management wird nach Angaben der Business Software Alliance (BSA) häufig übersehen. Dabei gibt nur eine detaillierte Bestandsaufnahme der vorhandenen IT-Umgebung Aufschluss darüber, ob sich mit den Software- und Hardware-Ressourcen Unternehmens­ziele umsetzen lassen. Gerade vor dem Hintergrund der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und Services gewinnt SAM damit eine neue Bedeutung.
Ein effektives Software Asset Management umzusetzen, ist allerdings eine anspruchsvolle Aufgabe, die durch die Cloud erschwert wird: „Heute geht es für Unternehmen darum, den Überblick über ihre Cloud-Nutzung und -Kosten zu erlangen und diese aktiv zu steuern. Häufig wissen vor allem große Unternehmen gar nicht, wo und in welchem Umfang sie Cloud-Lösungen einsetzen“, sagt Olaf Diehl, Geschäftsführer des SAM-Anbieters Aspera Software. Ein solcher „Blindflug“ ist gefährlich: „Wer die Cloud nicht aus einer SAM-Perspektive heraus managt, handelt sich ein relevantes Kostenrisiko ein“, so Diehl.
Risiken bei der Nutzung von Software as a Service
Mit SaaS-Angeboten sind nach Angaben der Business Software Alliance für Anwender und Cloud-Service-Provider in erster Linie folgende Risiken verbunden:
Verletzung von Nutzungsrechten und geistigem Eigentum: Dies ist der Fall, wenn ein Cloud-Service-Provider seinen Kunden Software zur Verfügung stellt, an der ein anderes Unternehmen Rechte hält. Klagt der Rechteinhaber dagegen, kann das die Kunden des SaaS-Providers tangieren.
Management von Client-Software: Auch SaaS kann erfordern, dass auf Client-Rechnern wie PCs eine Software installiert wird. Beispiel: Wer Office 365 von Microsoft verwendet, muss die Office-Suite aus der Cloud herunterladen und lokal auf den Endgeräten implementieren. Der User muss somit nachweisen können, dass er diese Software entsprechend lizenziert hat. Zudem hat die IT-Abteilung sicherzustellen, dass von diesen Programmpaketen nicht mehr Versionen eingesetzt werden als Lizenzen vorhanden sind.
Verstoß gegen Nutzungsbedingungen: Dazu gehören Einschränkungen, in welchen Regionen bestimmte Programme verwendet werden dürfen. So kann ein SaaS-Vertrag festlegen, dass eine Software nur in Deutschland oder einem EU-Land verwendet werden darf. Zudem kann die Nutzung auf einzelne Mitarbeiter eines SaaS-Kunden begrenzt werden. Ein „Sharing“ von SaaS-Accounts ist in diesem Fall nicht zulässig.
Finanzielle Risiken: Entgegen der vorherrschenden Meinung orientieren sich viele SaaS-Angebote nicht an der tatsächlichen Nutzung. Sie erfordern vielmehr eine „Up-Front“-Investition, etwa das Buchen einer Mindestzahl von Nutzungslizenzen über einen Zeitraum von zwölf Monaten. Wenn man nach ein paar Monaten feststellt, dass man eigentlich viel zu viele Lizenzen gekauft hat, muss man sie trotzdem bezahlen.
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