SaaS ist schwer zu beherrschen

Für diese Intransparenz gibt es mehrere Gründe. Generell ist eine richtige Software-Lizenzierung heute schwieriger. Denn in Unternehmen etabliert sich eine Mischung von Anwendungen, die über eigene Server (On-Premise) und über eine Pu­blic Cloud bereitgestellt werden. Das liegt auch daran, dass ein Großteil der Software-Anbieter wie Microsoft, SAP, Salesforce, IBM oder Oracle verstärkt auf reine Cloud-Modelle setzt.

Solche Services basieren in vielen Fällen auf einem Abonnement-Modell (Subscription). Hier gibt es mehrere Optionen, etwa die Abrechnung nach Zahl der Nutzer oder nach Nutzungszeit. Zudem lässt sich zwischen unterschiedlichen Abrechnungsmodi wählen: monatlich, pro Quartal oder jährlich. Zum Teil können Unternehmen sogar Tagespässe erwerben.

Noch komplexer wird die Si­tuation, wenn ein Software-as-a-Service-Angebot die Nutzung zusätzlicher Cloud-Ressourcen einschließt, etwa von virtuellen Servern und Speicherplatz.

Ein weiterer Faktor, den Unternehmen, die Software as a Service nutzen, berücksichtigen sollten, ist die Weiterverwendung vorhandener Lizenzen – Stichwort Bring Your Own License (BYOL). Im Idealfall sollten sich diese auf ein SaaS-Angebot übertragen lassen. Dies wiederum möchten die Software-Anbieter gern vermeiden.

Um Software-Lizenzen und deren Nutzung zu erfassen, setzen Unternehmen Tools für das Software Asset Management (SAM) ein. Solche Programme ermitteln, welche Software auf welchen Endgeräten implementiert ist, welche Lizenzmodelle zum Einsatz kommen, ob die Vorgaben des Software-Herstellers eingehalten werden und in welchem Umfang Programme überhaupt genutzt werden. SAM geht sogar noch weiter: Lösungen von Anbietern wie Flexera, Aspera, BMC, IBM oder ServiceNow sind strategische Werkzeuge. Sie ermöglichen einem Unternehmen, exakt die Software-Pakete zu ermitteln, die es benötigt – ohne Über- oder Unterlizenzierung und ohne den Einkauf von Programmen, die zu viele oder zu wenige Funktionen bereitstellen.

Dieser strategische Aspekt von Software Asset Management wird nach Angaben der Business Software Alliance (BSA) häufig übersehen. Dabei gibt nur eine detaillierte Bestandsaufnahme der vorhandenen IT-Umgebung Aufschluss darüber, ob sich mit den Software- und Hardware-Ressourcen Unternehmens­ziele umsetzen lassen. Gerade vor dem Hintergrund der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und Services gewinnt SAM damit eine neue Bedeutung.

Ein effektives Software Asset Management umzusetzen, ist allerdings eine anspruchsvolle Aufgabe, die durch die Cloud erschwert wird: „Heute geht es für Unternehmen darum, den Überblick über ihre Cloud-Nutzung und -Kosten zu erlangen und diese aktiv zu steuern. Häufig wissen vor allem große Unternehmen gar nicht, wo und in welchem Umfang sie Cloud-Lösungen einsetzen“, sagt Olaf Diehl, Geschäftsführer des SAM-Anbieters Aspera Software. Ein solcher „Blindflug“ ist gefährlich: „Wer die Cloud nicht aus einer SAM-Perspektive heraus managt, handelt sich ein relevantes Kostenrisiko ein“, so Diehl.