Im Gespräch mit Dr. Marcell Vollmer, Chief Digital Officer von  SAP Ariba

Marcell Vollmer, Chief Digital Officer beim E-Procurement-Anbieter SAP Ariba, erklärt, wie der Einkauf vom KI-Einsatz profitiert und warum sich Unternehmen bei der Umsetzung von Projekten oft schwertun.

Marcell Vollmer: KI ist definitiv die Zukunft für IT-Systeme, Anwendungen und die Automatisierung von Prozessen. Im Moment sind wir noch in einem frühen Stadium, aber die Geschwindigkeit der Entwicklung ist enorm. Wir messen KI deshalb eine große Bedeutung bei. Wir schauen uns das für alle Unternehmensprozesse an und arbeiten konzernübergreifend mit einem Team an der Inte­gration von KI-Funktionen. Wir entwickeln sehr viel selbst, nutzen aber auch Partnerlösungen wie IBM Watson.

Vollmer: Ein Beispiel ist ein intelligenter Assistent für das Beschaffungsmanagement. Er kann unter anderem aus den unstrukturierten Daten einer E-Mail-Nachricht die für eine Bestellung relevanten Informationen extrahieren und direkt den Bestellvorgang oder eine Ausschreibung auslösen. Der Assistent kann auch Lieferanten vorschlagen, indem er Daten der Vergangenheit analysiert und nach vorgegebenen Kriterien wie Preis, Qualität oder Zahl der Reklamationen bewertet.

Vollmer: Viele Prozesse lassen sich durch den Einsatz von KI enorm beschleunigen, wie ein anderes Beispiel zeigt: Mit Hilfe intelligenter Assistenten konnte in einem internen Dienstleistungszentrum die Bearbeitungsdauer für das Rechnungs­management vom Eingang über die Prüfung und die Freigabe von zehn Tagen auf rund elf Minuten reduziert werden.

Vollmer: Das eine sind die Prozesse selbst. Häufig stellt man in den Projekten fest, dass viele Verfahren und Schritte für einen Prozessablauf nicht klar dokumentiert sind und auch nicht einheitlich angewendet werden. Für ein System, das auf Algorithmen basiert, ist es sehr schwer, solche Prozesse zu erfassen. Sie sind einfach nicht standardisiert genug. Man könnte auch sagen: Das System ist noch nicht intelligent genug.

Die zweite Schwierigkeit liegt in den Daten und der Datenqualität. Der Prozess kann sehr gut definiert sein, das nützt aber nichts, wenn der qualitativ und quantitativ notwendige Input fehlt. Deshalb beziehen sich viele aktuelle Beispiele auf überschaubare, gut abgrenzbare Anwendungsbereiche. Die Integration von KI in kom­plexere, unternehmensübergreifende Prozesse wird parallel erfolgen. Zum einen wird die Intelligenz der Systeme immer größer, auf der anderen Seite arbeiten die Unternehmen daran, die Komplexität in den Daten und Prozessen, die sich über die Jahre entwickelt hat, zu verringern und so den KI-Einsatz zu erleichtern.

Vollmer: Der Anwendungsfall muss zum Unternehmen passen. Wenn Sie gerade ein Shared Service Center neu aufbauen, dann sind die Herausforderungen andere, als wenn Sie bereits gut strukturierte Prozesse haben, die vielleicht schon über Robotics Process Automation automatisiert sind. Auch die Ziele müssen klar sein: Wollen Sie in erster Linie die Prozessqualität verbessern, Kosten senken oder Mitarbeiter von operativen Aufgaben entlasten?