Konferenzraum 2.0 - für spontane Meetings

Huddle-Rooms sind kleine Meeting-Räume, die sich in Unternehmen immer größerer Beliebtheit erfreuen. Die Analysten von Frost & Sullivan erwarten, dass 2022 bereits 70 Prozent aller Videokonferenz-Meetings in Huddle-Rooms stattfinden.

Im Sport bezeichnet Huddle die kurze Versammlung eines Teams während der laufenden Partie zur Besprechung des nächsten Spielzugs oder zum gegenseitigen Anfeuern. Im übertragenen Sinn passiert das auch in einem Huddle-Room: Mitarbeiter treffen sich in kleiner Runde von typischerweise bis zu sechs Personen und halten eine Projekt- oder Kundenbesprechung, eine Webkonferenz oder eine Präsentation ab. Das Besondere dabei: Der Huddle-Room lässt sich ohne vorherige Buchung nutzen, setzt also keine aufwendige Zeitplanung voraus. Damit erfüllt er das Bedürfnis der Mitarbeiter nach einem Raum, in dem man sich zur schnellen Entscheidungsfindung kurzfristig absprechen kann.

Wie genau der Huddle-Room aussehen sollte, folgt keiner festen Definition, sondern hängt in erster Linie von seiner Nutzung ab. In seiner einfachsten Form besteht er aus einem Tisch und Stühlen sowie einem Flipchart oder Whiteboard, verzichtet also auf jegliche technische Zutat. Demgegenüber bietet ein voll ausgestatteter Huddle-Room zum Beispiel ein großes Display samt Mikrofonen und Lautsprechern, über das sich mehrere verteilte Teams an einem virtuellen Tisch versammeln. Dazu kommen Schnittstellen, mit denen Mitarbeiter Inhalte von ihren selbst genutzten Smartphones, Tablets oder Notebooks auf dem Huddle-Room-Screen präsentieren oder mit anderen teilen. Noch einen Schritt weiter gehen Collaboration-Lösungen wie das NEC InfinityBoard, das Mitarbeitern standortübergreifend Werkzeuge an die Hand gibt, um gemeinsam zu arbeiten.

Mit dem Standard-Konferenzzimmer teilt sich der Huddle- Room die Vorteile des geschlossenen Raums. Mitarbeitern steht im Kontrast zum normalen Arbeitsplatz oder Großraumbüro ein abgeschiedener und ruhiger Bereich zur Verfügung, in dem sie konzentriert in kleiner Runde Besprechungen abhalten können, dabei nicht gestört werden und auch andere nicht stören. Der Vorteil gegenüber dem Konferenzraum: Aufgrund der geringen Teilnehmerzahl können sich Mitarbeiter in einem Huddle-Room viel leichter in die Runde einbringen, weil sie gemeinsam an einem Tisch zusammenkommen statt verstreut über einen großen Raum zu sitzen.