Aufwand, Flexibilität und Datensicherheit

Die Einführung eines ERP-Systems ist nicht nur mit Kosten, sondern auch mit Personalaufwand verbunden. Für eine klassische ERP-Lösung entstehen diese Aufwände:

•    Personalaufwand im Projektteam: Die Software muss zunächst als Projekt im Unternehmen eingeführt werden. Dafür sind in einem mittleren Unternehmen ungefähr fünf interne und zwei bis drei externe Mitarbeiter nötig.
•    Personalaufwand für die Administration: Eine dauerhafte Aufgabe ist die Administration der Software. Hierfür sind ca. ein bis zwei Mitarbeiter in einem KMU notwendig.
•    Aufwand für Schulungen: Die Unternehmens-IT muss in der Regel für das neue ERP-System geschult werden und auch für Mitarbeiter, die mit dem ERP-System arbeiten sollen, sind Schulungen einzuplanen.

Es gilt genau zu bestimmen, ob die Gewinne die Aufwände wieder aufwiegen können.

Cloud-ERP-Systeme reduzieren den administrativen Aufwand, da Updates und Wartungen direkt vom Anbieter durchgeführt werden. Sie bieten einen Full-Service an und das System ist bereits mit wenigen Klicks bereitgestellt.

Mit einer cloud-basierten ERP-Lösung ermöglichen Unternehmen ihren Mitarbeitern eine große Flexibilität. Da alle Daten auf den Servern des Anbieters liegen, können sie nach der Anmeldung mit Nutzernamen und Passwort jederzeit abgerufen werden – aus dem Büro, beim Kunden oder sogar von unterwegs. Dafür muss der Mitarbeiter lediglich die Berechtigung durch den Administrator erhalten haben.

Über verschiedene Kommunikationstools können Mitarbeiter sich zudem im Cloud ERP miteinander austauschen: Zum Beispiel in Foren oder über Chat-Funktionen. Das kann die interne Zusammenarbeit erleichtern.

Unternehmen fühlen sich in einem klassischen ERP-System noch immer am sichersten, weil es auf eigenen Servern betrieben wird und firmeninterne Mitarbeiter die Administration übernehmen. Dabei müssen cloud-basierte Lösungen in keinem Fall in der Datensicherheit zurückstecken. Mobile ERP-Systeme haben sogar den Vorteil, dass sie regelmäßig vom Anbieter gewartet und Updates eingespielt werden.

Vor Cyberkriminalität müssen sich Unternehmen schützen, weil sensible Daten nicht nach außen dringen dürfen. Damit alle Daten in dem Cloud-ERP sicher sind, sollten Unternehmen auf zwei Aspekte achten:

•    einen seriösen Anbieter wählen
•    Daten auf deutschen Hochsicherheits-Servern hosten

•    … den Einsatz von Hochsicherheitsrechenzentren.
•    … eine SSL-Verschlüsselung.
•    … Firewalls.
•    … Passwort-Schutz.
•    … regelmäßige Wartungen und Updates.

Geringere Aufwände und Kosten bei der Anschaffung sind die Hauptargumente für KMUs, sich für ein cloud-basiertes System zu entscheiden. Auch um die Datensicherheit müssen sich Unternehmen bei seriösen Cloud-Anbietern, die ihre Server in Deutschland hosten, keine Sorgen machen.

•    unkomplizierte Installation
•    sofortiger Einsatz möglich
•    kein Wartungs-Aufwand
•    kein Aufwand für die Installation von Updates
•    das System kann jederzeit erweitert werden
•    zentrale Speicherung der Daten
•    Nutzung von Foren oder Chats möglich

Bei der Entscheidung für eine ERP-Variante hilft die Gegenüberstellung aller Kosten und Aufwände in einer Kostenkalkulationstabelle. Zudem sollte ein Anforderungskatalog geschrieben werden, in dem alle Erwartungen an das ERP-System festgehalten werden. Beide Listen geben gemeinsam Aufschluss darüber, ob sich der Einsatz einer integrierten ERP-Software lohnt oder eine cloud-basierte ERP-Lösung ausreichend ist.