HR-Tools in der Cloud

Die digitale Transformation ist in aller Munde, die Bundeskanzlerin hat sie kürzlich gar als notwendigen Schritt zur Daseinsvorsorge bezeichnet. Allerdings schreitet die Umsetzung je nach Branche und Aufgabenbereich unterschiedlich schnell voran. Und selbst in Unternehmen mit ausgearbeiteter Digitalisierungsstrategie hinkt ausgerechnet eine besonders wichtige Ressource oft hinterher: Human Capital. In den Personalabteilungen, besonders in Europa, wird oft noch mit Insellösungen und ungeeigneten Programmen gearbeitet.

So sind softwaregestütztes Bewerber-Tracking und Kontaktmanagement in Nordamerika für 77 Prozent der Unternehmen bereits Standard, hingegen hat nur knapp die Hälfte der europäischen Firmen ein Applicant Tracking System (ATS) im Einsatz. Auf das Mobiltelefon als Rekrutierungsmedium und Bewerbungskanal setzen in Europa gerade einmal ein Fünftel der Unternehmen, während dieser Wert in Nordamerika und Asien immerhin bei gut einem Drittel liegt. Zu diesen Ergebnissen kommt Korn Ferry Futurestep, ein führender Spezialist für Rekrutierung und Recruitment-Process-Outsourcing, in einer Studie, für die Ende 2016 mehr als 1100 HR-Führungskräfte weltweit befragt wurden.

„Während die Digitalisierung in vielen Unternehmen in vollem Gange ist, drohen HR und Talent-Management den Aufsprung auf den fahrenden Zug zu verpassen“, stellt Jan Müller fest, bei Korn Ferry Futurestep verantwortlich für das EMEA-Geschäft. Als Grund vermutet er vor allem eine Diskrepanz zwischen Geschäfts- und Rekrutierungsstrategie.

Eine Ursache könnten aber auch einfach festgefahrene Strukturen und überholte Arbeitsmittel sein. Zumindest als erster Schritt in Richtung Digitalisierung der HR bieten sich in diesem Fall cloudbasierte Systeme an, da sie keine neue Hardware benötigen, weitgehend skalierbar und relativ günstig sind. Und sie versammeln alle nötigen Tools für erfolgreiches HR-Management vom E-Recruiting übers Bewerber-Tracking bis zum Talent- und Performance-Management an einem Ort.

Zu den Grundfunktionen einer solchen Lösung gehören das Führen einer Angestellten-Datenbank, die Archivierung der Personalakten und die Ausgabe von Übersichten und Organigrammen. Dank der in der Datenbank gesammelten Personalinformationen lassen sich wichtige Kennzahlen wie Standortdaten und Personalkosten rasch ermitteln.

Daneben decken HR-Systeme in der Cloud oft Bereiche ab, die zuvor gesonderte Anwendungen erforderten. Da wäre etwa das eingangs erwähnte Applicant Tracking System. Bewerber-Tracking schließt die Verwaltung von Stellenanzeigen, Bewerbungen und oft noch das Onboarding mit ein. Die besseren Systeme verfolgen einen Bewerber vom ersten Kontakt bis zu dem Zeitpunkt, zu dem er die Firma wieder verlässt. Die meisten übermitteln neue Stellenangebote automatisch an verschiedene Online-Jobbörsen und Social-Media-Seiten.    

Üblich ist ein Performance-Management, das sich im einfachsten Fall darin erschöpft, eine Aufzeichnung der Zielvorgaben des Mitarbeiters zu führen. Es kann aber in komplexen Lösungen auch die Zielverfolgung bis hinunter zu einzelnen Aufgabenstellungen übernehmen und beispielsweise automatisch eine direkte Verbindung zwischen Zielerreichung und der Zahlung von Erfolgsprämien herstellen.

Online-Training oder E-Learning kann hier ebenfalls angegliedert sein und Mitarbeitern helfen, ihre Ziele zu erreichen. Teils existieren auch Authoring-Tools, mit denen Firmen ihr eigenes E-Learning-Material erstellen können. Oft macht das System außerdem auf Zertifizierungen aufmerksam, die für bestimmte Aufgaben erforderlich sind.

Die meisten Systeme bieten zudem vorgefertigte Integrationen oder offene APIs, um den Zugriff auf andere HR-Systeme und relevante Dienste zu ermöglichen. Mobilität wird hingegen bisher oft noch nicht als Notwendigkeit angesehen, gewinnt aber an Bedeutung, wie die Korn-Ferry-Studie belegt.