Im Gespräch mit Dr. Karsten Sontow, Vorstand der Trovarit AG

Karsten Sontow ist Vorstand bei der auf Business-Prozesse und Business-Software spezialisierten Unternehmensberatung Trovarit. Im Interview mit com! professional beschreibt er die spannenden Entwicklungen auf dem ERP-Markt sowie die damit verbundenen komplexen Herausforderungen für ERP-Hersteller und ERP-Anwender.  

Karsten Sontow: Auch unsere aktuelle Studie zu ERP in der Praxis bestätigt eine langjährige Erkenntnis: Schlanke, meist eher monolithische ERP-Lösungen, ausgesprochene Branchenlösungen und/oder Lösungen kleinerer Anbieter mit verhältnismäßig kleinem Kundenstamm schneiden in Sachen Anwenderzufriedenheit insgesamt am besten ab. Diese Produkte verzichten auf Sonderfunktionen und sind sehr stark vorpaketiert auf die Belange der Zielgruppe, sprich kleine Firmen mit einfachen Prozessen im Bereich Finanzen. Für sie bringt ein kleines ERP-System einen großen Mehrwert. Diese Lösungen eignen sich aber für komplexe Unternehmensstrukturen nur eingeschränkt.

com! professional: Wie sieht es mit den ERP-Systemen in den größeren Unternehmen aus?

Sontow: Die besten Lösungen unter den größeren Installationen finden sich bei der Anwenderzufriedenheit erst im Mittelfeld. Ein Grund hierfür ist das hohe Anforderungsniveau in Verbindung mit spürbar größerem Aufwand bei Einführung, Wartung und (End-) Anwenderbetreuung.

Nehmen Sie als Beispiel ein Fertigungsunternehmen mit vielen Produktionsstandorten, einem breiten Produktspektrum, mit fortgeschrittener Digitalisierung und komplexen Prozessen, einer tiefen Integration von Anlagen und IT-Systemen sowie mit Projekt- und Systemgeschäft. Ein derartiges Unternehmen bräuchte eigentlich zwei oder mehr ERP-Systeme. Der Ansatz, alles in einem ERP vorzupaketieren, ist hier aufgrund der hohen Komplexität nicht möglich. 

Sontow: Es ist die zentrale Instanz im Unternehmen. Das ERP-System bildet das Rückgrat der Auftragsabwicklung, da es die kaufmännischen und produktbezogenen Stammdaten zu Lieferanten, Kunden, Ressourcen und so weiter vorhält und die gesamte Geschäftslogik abbildet, seien es Verwaltung, Bestellung, Preise, Lieferung  oder Abrechnung. Darüber hinaus bündelt es alle wichtigen Unternehmensfunktionen und integriert zusätz­liche Software-Anwendungen wie HR-Management, FiBu oder CRM.

Das Problem: Durch die fortschreitende Digitalisierung entstehen immer mehr Prozesse oder Teilprozesse, die das ERP nicht mehr abdecken kann. Es entsteht eine IT der zwei Geschwindigkeiten mit einem robusten ERP-Kern und einer dynamischen und granularen Software-Landschaft außen herum. Die Frage ist: Welche ERP-Architektur eignet sich dafür am besten?

Sontow: Das könnte durchaus ein Bild der Zukunft sein. Heute finden wir in vielen Unternehmen eine ERP-zentrische Struktur. Das ERP-System bildet den Daten- und Prozess-Hub, in dem Firmen das Zusammenspiel ihrer wichtigsten Geschäftsprozesse zentral koordinieren. Technisch gibt es hier mehrere Optionen. Man kann die neuen Workflows und Funktionen wie bisher mit Software Punkt für Punkt an das ERP-System anbinden, oder man schafft künftig eine eigene Plattform und Integrationsebene, bei der die ERP-Funktionen mit anderen Services gekoppelt sind,  aber "nur" einen Service unter vielen darstellen.

com! professional: Wo liegen die Vor- und Nachteile einer der­artig serviceorientierten ERP-Architektur, die auch Non-ERP-Funk­tionen wie ein Produktionsleitsystem integriert?

Sontow: Wenn Firmen das künftig beherrschen sollten, können sie ihre Prozesse fachlich optimal unterstützen. Schließlich stellen sie sich wie bei Legobausteinen die besten Funktionalitäten für die jeweilige  Aufgabenstellung zusammen. Die Herausforderung besteht darin, diese verschiedenen Komponenten effizient zu verknüpfen und zu orchestrieren. Das ist heute so noch nicht gegeben. Sie bauen sich damit eine neue Komplexität.

ERP wird nicht als System verschwinden, da es einen großen Teil der Geschäftsprozesslogik trägt. Und diese Prozesslogik muss anwendungsübergreifend zusammenpassen. Auch benötigen die Firmen ein übergreifendes Datenmodell. Die Integration der unterschiedlichen Lösungen und Funktionen auch unterschiedlicher Hersteller wird daher eine große Hürde bleiben. Der Best-of-Breed-Ansatz ist grundsätzlich positiv, aber nicht um jeden Preis. Es ist eine Frage des Grades oder Ausmaßes. Wie viel Best of Breed ergibt Sinn? Wie viel Best of Breed kann sich ein Unternehmen leisten, bevor der Integrationsaufwand den Nutzen übersteigt? Oder bleibe ich doch lieber bei einem ERP-Hersteller, der mir alles aus einer Hand liefert? Das sind spannende Fragen, die sich Firmen künftig stellen müssen.

Sontow: Die meisten Firmen handeln bei ERP nach der Devise "Never touch a running system". Die Laufzeiten von ERP-Systemen liegen im Schnitt zwischen zehn bis 15 Jahren. Es ist schmerzhaft und durchaus riskant, ein derart zentrales Kernelement des Unternehmens auszutauschen. Dafür muss es gute Gründe geben. Diese kommen nicht abrupt, sondern schleichen sich ein. 

Oft erfüllt die bestehende Lösung die Anforderungen nicht mehr. Sie bietet beispielsweise zu wenig Funktionen, um das internationale Wachstum zu unterstützen, oder ist technisch nicht mehr auf dem neuesten Stand. Da sich beispielsweise die mobile Nutzung nur bedingt umsetzen lässt, steigt die Unzufriedenheit bei den Anwendern. Oder ein Unternehmen muss agiler werden und benötigt schnell neue ERP-Funktionen. Wenn der Anbieter diese nicht liefern kann, ist die Schwelle überschritten - und Firmen setzen auf eine neue Lösung.

com! professional: Inwiefern treiben Technologien wie Cloud, IoT oder KI den Wandel? 

Sontow: Da man mittlerweile fast alle ERP-Lösungen in einer Private Cloud betreiben kann, ist Cloud-Computing per se kein Treiber für neue Installationen und ERP-Investitionen. Beim IoT läuft viel außerhalb des ERP-Systems ab. Hier werden Betriebsdaten und Produktdaten erfasst, um daraus Informationen etwa für eine optimierte Steuerung der Produktion zu erhalten. Diese Daten werden nicht im ERP geführt, außerhalb verdichtet und dann als Statusinfos in das ERP-System eingebracht. Die meisten ERP-Lösungen sind offen für diese Systeme und bieten entsprechende Schnittstellen.

Künstliche Intelligenz oder maschinelles Lernen sind Innova­tionstreiber im Umfeld, lösen aber den Wechsel nicht alleine aus. KI steht im ERP-Umfeld für Innovationen wie Sprachbedienung, die effizientere Qualitätsprüfung von Stammdaten im laufenden Betrieb oder deren Übersetzung in verschiedene Sprachen. Auch Themen wie Predictive Maintenance oder die Planung und Disposition der Ressourcen auf Basis von KI werden in den ERP-Kern Einzug finden.

com! professional: Wie weit sind die Hersteller auf dem Weg zu einem offenen, flexiblen ERP-System?

Sontow: Die großen Anbieter wie SAP, Microsoft oder Infor gehen in Richtung Plattformstrategie. Sie haben die Grundzutaten, müssen dafür aber ihre Architektur umbauen. Die Anwender sind davon nicht begeistert. Das ist im Moment ein Ringen im Markt. Die Hersteller versuchen ihre Plattformen durchzudrücken. Microsoft beispielsweise kündigt den Support für Dynamics AX 2009 und 2012 ab und hat mit Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations alles auf die Azure-Plattform migriert. Bei SAP zeigen sich ähnliche Tendenzen, wenn auch noch nicht mit der gleichen Konsequenz wie bei Microsoft. Diese Entwicklung ist herstellergetrieben, nicht kundengetrieben. Die Anwender sind hier zum Teil machtlos. Das ERP-Thema ist also durchaus abhängig vom Hersteller.

com! professional: Und welche Strategie verfolgen die kleineren Hersteller?

Sontow: Die sind bei der Zufriedenheit vorne, da sie stark auf die Bedürfnisse ihrer Kunden eingehen. Sie überzeugen mit branchenspezifischem Prozess-Know-how und gleichen technologische Schwächen mit Service und Branchenkenntnis aus. Da ihre ERP-Lösungen schlank und spezialisiert sind, können sie Innovationen auch einfacher umsetzen.

Für mittelgroße Hersteller wird es schwer, ins Plattformgeschäft einzusteigen. Sie setzen für die Entwicklung von Zusatzfunktionen eher auf Partnerschaften, behalten aber den ERP-Kern im eigenen Unternehmen.