Über eines sollten sich Unternehmen jedoch im Klaren sein, wenn sie Projekte extern vergeben: Outsourcing geht immer auch mit einem gewissen Wissensverlust einher und ist mit einem Verlust an Entscheidungskompetenz verbunden. Andererseits wird sich oft genau aus diesem Grund auch für ein Outsouring entschieden.
Laut Lutz Keller von Consol lassen sich beim Outsourcen von IT-Projekten grob drei Risiken unterscheiden: das Qualitäts-, das Kommunikations- und das Lokationsrisiko. Das Qualitätsrisiko könnten Unternehmen minimieren, indem sie entweder den Anbieter anhand bestimmter Zertifizierungen überprüfen oder ihn nach ihren Prozessen arbeiten lassen, sodass ein bestimmter Qualitätsmaßstab gewährleistet sei. Das Kommunikationsrisiko lässt sich, so Keller, durch präzise Abstimmung mit dem Dienstleister mindern, aber nicht eliminieren. „Ein weiterer interessanter Faktor kommt hinzu, wenn der Dienstleister prinzipiell andere Vorstellungen von einer Zusammenarbeit hat, die beispielsweise kulturell bedingt sein können.“
Bleibt noch das Lokationsrisiko. Prinzipiell sollte es keinen Unterschied machen, an welchem Ort sich der Dienstleister befindet, doch sieht das in der realen Welt nach der Erfahrung von Lutz Keller anders aus. Das Outsourcing in Länder mit günstigen Löhnen geht nicht selten mit dem Risiko einher, dass Projekte aufgrund von politischen Umstände vor Ort scheitern. Sein Fazit: „All diese Risiken zusammengenommen münden in einem wirtschaftlichen Risiko für den Auftraggeber. Daher wird er die Risiken und den Gewinn durch das Outsourcing gut gegeneinander abwägen.“
Die wesentliche Gefahr besteht also darin, am Ende entweder technologisch und/oder personell in Abhängigkeit zu geraten.
Sechs wichtige Kriterien für IT-Projekte
Wo liegen die Gründe dafür, dass IT-Projekte ganz oder teilweise scheitern? Laut dem Project Management Institute (PMI), einem weltweiten Verband im Bereich Projektmanagement (PM), reichen die Ursachen von im laufenden Projekt umdefinierten Prioritäten bis hin zu knappen Ressourcen.
Microsoft hat die PMI-Studie „Pulse of the Profession“ analysiert und sechs Gründe ausgemacht, die einen Projektplan außer Kontrolle geraten lassen.
Unflexible Methoden: Heute zeichnen sich viele Projekte durch eine agile Struktur aus. Ob Marketing, Personalwesen, IT, Fertigung oder andere Bereiche – fehlende Agilität und Flexibilität können den Erfolg jedes Projekts zunichtemachen.
Laut PricewaterhouseCoopers sind agile Projekte um 28 Prozent erfolgreicher als klassische Projekte.
Low-End-Software-Lösungen: Viele Unternehmen machen den Fehler, in eine Low-End-Software zu investieren, die nicht die erforderlichen Funktionen bietet. Knapp ein Viertel der Unternehmen setzt sogar überhaupt keine Projektmanagement-Software ein. Erfolgreiche Unternehmen haben erkannt, welche Bedeutung eine effizientere und umfassendere Projektmanagement-Software für den Projekterfolg hat.
Aber nicht jede Software ist gleich. Zuverlässigkeit, nahtlose Integration und einfache Bedienung sind die wichtigsten Faktoren bei der Wahl einer neuen Projektmanagement-Software. Die Qualität der Software hängt außerdem davon ab, ob sie mit gängigen Lösungen kompatibel ist und ob sie professionelle, cloudbasierte PM-Services enthält. Nur so lassen sich Projekte flexibel und sicher und ohne größeren technischen Aufwand bewältigen.
Ineffiziente virtuelle Teams: Dezentrale Teams, die oft über mehrere Zeitzonen, Kulturen und Sprachen hinweg zusammenarbeiten, müssen noch einfacher als zuvor kommunizieren und ihre Zeit besser einteilen können. Um mit anderen verbunden und organisiert zu bleiben, benötigen Projektbeteiligte mobile Lösungen. So können sie von unterwegs den Projektfortschritt mitteilen, Unterhaltungen führen und Projektfristen auf einer Projektwebsite planen.
Mangelnde Unterstützung durch das Management: Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Projekte ist die Unterstützung durch eine Führungskraft, die ein persönliches Interesse an der Durchführung des Projekts hat und alle Phasen begleitet. Ein häufiges Problem ist aber Zeitmangel. Daher sollten sich Unterstützer und Projektmanager vor dem Projektstart treffen, um Dinge wie Zeitaufwand, Reporting, Meetings und Eskalationspfad zu besprechen.
Darüber hinaus empfiehlt sich eine Software, mit der das Projektteam oder Unterstützer PM-Einstellungen eigenständig verwalten können.
Fehlende Abstimmung von Zielen und Strategien: Unklare Projektziele sind einer der Hauptgründe für das Scheitern von Projekten. Man sollte daher darauf achten, dass die wichtigsten strategischen Prioritäten gesetzt sind. Danach lässt sich überprüfen, ob – und wie – Projekte mit den strategischen Zielen des Unternehmens beziehungsweise der Abteilung in Einklang sind. So lassen sich Projekte priorisieren oder stoppen, falls diese eine niedrige Priorität haben oder mit der Gesamtstrategie in Konflikt stehen. Das spart Zeit, Arbeit, Geld und Ressourcen.
All dies sind wichtige Argumente, um sich die Unterstützung der Geschäftsleitung zu sichern.
Kommunikationsprobleme: Mangelnde Kommunikation ist ein weiterer wesentlicher Grund für gescheiterte Projekte. Aktuelle Studien belegen, dass sich die Kommunikation durch die Wahl der richtigen PM-Software deutlich verbessern lässt. Eine Echtzeit-Kommunikation ist entscheidend für den Projekterfolg, ganz gleich, ob man mit Teammitgliedern im Büro nebenan oder am anderen Ende der Welt kommuniziert.
