Einer hat das Sagen …

Für jedes IT-Projekt sollte es einen Projektmanager geben. Er ist zuständig für die Planung, Umsetzung, Abnahme und Nachbereitung des Projekts. Er koordiniert dabei alles, delegiert einzelne Aufgaben und fungiert als Bindeglied zwischen den einzelnen Projektbeteiligten und den Führungsebenen. Ein Projektmanager sollte vor allem wissen, dass er nicht alles weiß. Das muss er auch nicht, denn dazu verfügt er hoffentlich über ein kompetentes Team für die Umsetzung.

Die Hauptanforderung an den Projektmanager ist kurz gesagt das Sicherstellen des wirtschaftlichen Erfolgs eines Projekts. „Die Vielschichtigkeit der Aufgabe zeigt, dass der Projektmanager eine Reihe von Kompetenzen benötigt: Er muss sowohl sach- als auch wirtschaftlich kompetent sein, gleichzeitig braucht er Führungserfahrung und die Fähigkeit, Konflikte mit dem Kunden oder innerhalb des Teams zu lösen“, erklärt Lutz Keller. „Er ist der Motivator, der sein Team immer wieder zu Leistung anspornt und dabei natürlich auch stets den Zeitplan im Blick hat.“

„So simpel es klingt: Die Projektmanagerin beziehungsweise der Projektmanager haben den Auftrag, ein Projekt im geplanten Zeitrahmen mit vollständigem Inhalt auf geplantem Qualitätsniveau innerhalb des Budgets abzuschließen“, fasst Frank Jacobsen zusammen. Interessant sei dabei, dass zur Erreichung dieser elementaren Ziele häufig weniger stark methodisches Projektmanagement-Wissen benötigt werde, sondern vielmehr Kommunikationsfähigkeit und Leadership die relevanten Eigenschaften seien.

Bei jedem Projekt stellt sich früher oder später die Frage: selber machen oder andere machen lassen? Vor allem Mittelständler mit einem begrenzten IT-Budget und einer überschaubaren IT-Mannschaft dürften hier vielfach auf externe Dienstleister setzen, während große Unternehmen das eine oder andere Projekt selbst stemmen.

Grundsätzlich ist es laut Stefan Ebmeyer von Lufthansa Industry Solutions wünschenswert, ein Projekt intern betreuen zu lassen. Eine externe Betreuung sei dann zu wählen, wenn kein geeigneter interner Mitarbeiter verfügbar ist. „Das kann sich aus einem grundsätzlichen Mangel an Projektmanagern im Unternehmen ergeben oder wenn das anstehende Projekt spezielle Anforderungen an den Projektleiter stellt, die im Unternehmen nicht abgedeckt werden können.“

Es stellt sich hierbei die Frage, ob die Durchführung von IT-Projekten zu den Kernkompetenzen eines Unternehmens zählt. Frank Jacobsen zufolge sollte eine interne Umsetzung nur dann erwogen werden, wenn die eingesetzten Mitarbeiter tatsächlich mit genügend Zeit und Know-how für einen erfolgreichen Abschluss ausgestattet seien.

Auf die Frage, ob man ein Projekt intern oder extern erledigt, gibt es also keine einfache Antwort, da dies von sehr unterschiedlichen Faktoren abhängt. Ein Faktor ist nach Auffassung von Jochen Malinowski die Kritikalität eines Projekts und ob das dahinterstehende Know-how ebenfalls als unternehmenskritisch angesehen wird, sodass man bestimmte Dinge lieber inhouse lassen möchte. „Dann spielen auf dem Markt verfügbare Skills eine Rolle sowie die übergreifende IT-Strategie bezüglich der Zusammenarbeit mit Dienstleistern, Lieferlokationen und dem Betrieb.“ Die Entscheidung sollte auf jeden Fall sehr früh getroffen werden. Statistiken zeigten, dass die meiste Zeit in der Anfangsphase von Projekten verloren gehe. „Eine Entscheidungsphase über Lieferanten, Technologien und die Budgetierung, die sich über Monate hinzieht“, warnt Malinowski, „können sich Unternehmen kaum noch leisten.“