Realistisch kalkulieren

Die realistische Kalkulation des benötigten Budgets zur Anschaffung und Implementierung eines neuen Unternehmens Tools ist von essenzieller Bedeutung. Ein wichtiges Stichwort in diesem Kontext ist das Zahlungsmodell für die Nutzung der Software. Zwei verbreitete Formen sind einerseits die einmalige Bezahlung, andererseits die SaaS-Nutzung auf Basis eines Subscription-Modells, bei der üblicherweise monatliche Gebühren anfallen. Bei Ersterem sollten Unternehmen beachten, dass im Verlauf der Nutzung zusätzliche Kosten für Updates oder die Freischaltung neuer Features anfallen können. Eine generelle Aussage, mit welchem Modell eine Firma besser fährt, lässt sich kaum treffen. Unternehmen sind allerdings gut beraten, die anfallenden Kosten genau zu prüfen und in jedem Fall auf transparente Offenlegung aller budgetrelevanten Positionen seitens des Software-Anbieters zu bestehen.

Ein wichtiger Faktor, nach dessen Kostenverursachung sich ein Unternehmen erkundigen sollte, ist beispielsweise die Erweiterung der Nutzungsregeln und die Skalierbarkeit der Software, also wie flexibel neue Mitarbeiter Zugriff auf das Tool bekommen können. Sinnvoll ist hier in jedem Fall, wenn die Unternehmens-Software in der Lage ist, mit der Firma mitzuwachsen. Auch ob der Support bei Fragen zum neuen Tool mit zusätzlichen Kosten verbunden ist, sollte vorab geklärt werden.

Ist das passende Tool ausgesucht, das alle nötigen Features bereithält und allen Anforderungen gerecht wird, ist der nächste Schritt eine sorgfältige Implementierung der neuen Software in der Firma. Lässt man die Mitarbeitenden bei der Aufgabe allein, wie sie das Tool sinnvoll in ihren Arbeitsalltag integrieren, besteht die Gefahr, dass vor allem weniger technik­affine Teammitglieder sich überfordert fühlen. Wenn Software nicht von allen genutzt oder richtig verstanden wird, bleibt die gewünschte Steigerung der Produktivität aus und der nächste Schritt in der digitalen Transformation des Unternehmens scheitert.

Doch diesem Schreckensszenario lässt sich glücklicherweise recht einfach etwas entgegensetzen. Schon bei der Entscheidung für einen Software-Anbieter sollte abgesteckt werden, wie der Entwickler beim Prozess des sogenannten Onboardings der Belegschaft unterstützen kann. Viele Hersteller sind hier mittlerweile mit individuellen Workshops und Schulungen (persönlich oder per Videokonferenz) gut aufgestellt, ermöglichen auch im Verlauf der gemeinsamen Partnerschaft die Nachschulung neu eingestellter Kollegen sowie Auffrischungskurse und liefern verständlich aufbereitete Informationen zu neu eingeführten Features. So wird sichergestellt, dass sämtliche Kolleginnen und Kollegen das neue Tool verstehen und korrekt verwenden können. Eine gut implementierte Unternehmens-Software befähigt so die Firmen in ihrer eigenen digitalen Transformation, trägt zur Prozessoptimierung, einer gesteigerten Zufriedenheit der Mitarbeiter und zu einem effizienten, zeitgemäßen Arbeiten bei.