Digitalisierungsbudgets richtig einsetzen

Die Koordination der Digitalisierung mit all ihren notwendigen Veränderungen in der Firma ist nur eine Herausforderung für Unternehmenschefs - eine ganz andere ist, das vorhandene Digitalisierungsbudget richtig und zielführend einzusetzen, sodass sich die Investitionen lohnen und nachhaltig auf die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens einzahlen.

Der Innovations- und Produktivitätsdruck auf etablierte Firmen wächst seit einigen Jahren stetig. Durch die Pandemie wurden einige Digitalisierungsmaßnahmen nun in noch nie dagewesener Geschwindigkeit umgesetzt. Im Hinblick auf das nahende Jahresende braucht es nun Besonnenheit, um die Budgets für die eigene Transformation im kommenden Jahr sorgfältig zu planen. Aber wie sollten Unternehmen überhaupt vorgehen, um unnötige Kosten für die Anschaffung nicht tauglicher Firmen-Software zu vermeiden und stattdessen mit den optimalen Tools in das neue Jahr und die eigenen nächsten Schritte der Digitalisierung zu starten?

Bei der Frage, ob die Anschaffung eines neuen Tools für das Unternehmen sinnvoll wäre, sollten sich Führungskräfte auf die enge Zusammenarbeit mit ihren Mitarbeitern verlassen. Es macht sich bezahlt, sich direkt bei den Kolleginnen und Kollegen zu erkundigen, ob das Team Optimierungspotenziale in den täglichen Aufgaben erkennt, bei deren Ausschöpfung eine geeignete Software unterstützen kann. Die Mitarbeiter, die operativ viel näher am Business-Alltag dran sind als die Führungskräfte, können selbst häufig sehr gut einschätzen, ob sie mit einem bestimmten Tool besser arbeiten würden. Abteilungsleiter sollten also den konkreten Bedarf der unterschiedlichen Firmenbereiche offen abfragen, anstatt über die Köpfe ihrer Mitarbeiter hinweg eine Lösung anzuschaffen, die später dann nicht im erhofften Maß genutzt wird.

Kommt bei der Unterhaltung mit den Kolleginnen heraus, dass eine Unternehmens-Software durchaus die Produktivität erhöhen, die Kommunikation der Belegschaft verbessern oder wiederkehrende Abläufe vereinfachen könnte, geht es ans Eingemachte. Denn bei der Auswahl der Tools ist Feingespür gefragt: Nicht jede Software ist für den unternehmensweiten Einsatz tauglich, denn eventuell haben die unterschiedlichen Abteilungen verschiedene Bedürfnisse. Möglicherweise besteht also der Bedarf an einem hochspezialisierten Tool, das sehr zielgerichtet einige wenige starke Features hat, um die Mitarbeiter optimal genau dort entlasten zu können, wo es nötig ist. Oder wird alternativ ein breit aufgestelltes Multifunktions-Tool benötigt, das für die gesamte Firma in allen Abteilungen ausgerollt wird, weil es eine All-in-One-Lösung darstellt?

Um die richtige Entscheidung für das eigene Unternehmen zu treffen, lohnt sich auch hier das aktive Einbeziehen der Mitarbeiter. Sie haben eventuell schon einmal selbst recherchiert, ob es eine Software-Lösung für ihren konkreten Bedarf gibt, und können einschätzen, ob das eine oder andere Tool für sie geeigneter ist.