Von Outlook bis SAP

Egal ob aufgezeichnet oder neu angelegt: Ist der Prozess einmal abgespeichert, arbeitet der Roboter die Arbeitsschritte selbstständig ab. Im Fall der angesprochenen Übertragung von Daten aus einem PDF-Dokument in ein Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftsprogramm sieht das so aus:

Der Roboter öffnet zunächst Outlook oder ein anderes Mail-Programm, wählt den Ordner mit den zu bearbeitenden Eingängen aus, öffnet die jeweils erste Mail in der Liste und dann das anhängende PDF. Typische Elemente wie Unternehmensname, Rechnungsdatum und -nummer, Positionen, Beträge werden dabei automatisch erkannt und extrahiert.

Nach dem Extrahieren der Daten aus dem PDF öffnet der Roboter SAP, loggt sich ein und überträgt die Daten. Anschließend löst er den vorher festgelegten Regeln entsprechend den nächsten Arbeitsschritt aus.

Mit Variablen und einer Wenn-dann-Regel lässt sich etwa sicherstellen, dass bei Rechnungen ab einem bestimmten Betrag automatisch eine zusätzliche Freigabe eingeholt wird. Alle Login-Details, die der Roboter benötigt, können im Steuerungsmodul der RPA-Lösung gespeichert werden. Wichtig ist dabei eine leistungsfähige Verschlüsselung mit 256 Bit.

Stillstand ist Rückschritt, das gilt heute in fast allen Branchen, wenn es um die Entwicklung von Prozessen geht. Software-Roboter lassen sich flexibel einsetzen – für das intelligente Management einer großen Zahl von Robotern ebenso wie für das Weiterentwickeln bestehender und das Einführen neuer Prozesse. Nach Bedarf lassen sich Prozesse rasch erweitern, abkürzen oder ändern. Da der Roboter jeden einzelnen Arbeitsgang aufzeichnet, erhalten Unternehmen mit RPA umfangreiche Daten für die strategische Entwicklung ihrer Geschäftsabläufe, etwa um Gesetzesvorschriften zu entsprechen.

In einem Blueprint-Report für Accenture hat HfS Research prognostiziert, dass RPA innerhalb der nächsten zwei bis drei Jahre fester Bestandteil der Geschäftsprozesse in der Telekommunikationsbranche wird. Auch in anderen Branchen hält die Automatisierung per Software-Roboter Einzug. Banken und Versicherungen nutzen RPA ebenso erfolgreich wie die öffentliche Verwaltung und Organisationen im Gesundheitswesen. Was der konkrete Einsatz von RPA in einem Unternehmen bedeuten kann, zeigt ein Blick auf einen großen europäischen Autohersteller. Dieser hat mit RPA den manuellen Aufwand in der Kreditorenbuchhaltung für rund 2000 Lieferantenrechnungen pro Tag um rund zwei Drittel gesenkt.