Scannen ist nicht gleich scannen: Was es zu beachten gilt, wenn Dokumente als rechtssicherer Ersatz für gedrucktes Papier eingescannt werden sollen, erklärt eine neue Richtlinie des BSI.
Der Weg zum papierlosen Büro zuhause und in der Firma ist steinig, denn die eingehende Papierflut lässt sich nur schwerlich minimieren. Ein Bestandteil des papierlosen Büros ist daher das Einscannen von Papierdokumenten. Gleichzeitig nimmt das Bedürfnis zu, die Papierdokumente anschließend zu vernichten, um Papierarchive auflösen zu können. Doch dabei gilt es einige technische und rechtliche Aspekte zu beachten. Anderenfalls begibt man sich möglicherweise unwissentlich auf juristisches Glatteis, weil man gesetzliche Vorgaben nicht erfüllt. Eine jetzt vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik veröffentliche Broschüre erläutert, wie das Scannen richtig geht.
Die vom BSI herausgegebene technische Richtlinie zum „ersetzenden Scannen“ von Dokumenten beschreibt die technischen und organisatorischen Anforderungen für Scanprozesse und -produkte, die erfüllt sein müssen, damit Papierdokumente rechtssicher und gerichtsverwertbar digitalisiert werden können. Die Broschüre richtet sich an alle, die Dokumente in digitalen Dokumenten-, Vorgangsbearbeitungs- sowie Aufbewahrungssystemen verarbeiten. Während ein Scanprodukt in rechtlicher Hinsicht nicht denselben Beweiswert wie das originäre Papierdokument haben kann, ist eine Annäherung durchaus möglich. Dies setzt voraus, dass das digitale Endprodukt in einem insbesondere für ein Gericht nachvollziehbaren Scanprozess unter gleichbleibenden qualitativ hochwertigen und abgesicherten Bedingungen entstanden ist. Die dafür notwendigen Anforderungen werden in der technischen Richtlinie des BSI beschrieben.
Die technische Richtlinie gibt es hier zum Download.
Fazit
Für Privatleute ist die technische Richtlinie des BSI eine schwer verdauliche Lektüre – wer Dokumente in einer Firma scannt, sollte allerdings Bescheid wissen.