Microsofts SharePoint ist bei unzähligen Unternehmen im Einsatz. Allerdings sind die Anwender nicht immer Zufrieden mit der Bedienung der Lösung, wie eine aktuelle Untersuchung belegt. Hinzu kommen hausgemachte Defizite beim mobilen Zugriff.
Dokumenten-Management die am häufigsten genutzte Funktion von SharePoint
Microsofts Portal-Software SharePoint dient bei den meisten Anwenderunternehmen als besserer Ersatz für den Fileserver. Von dem mittlerweile großen Funktionsumfang der Lösung machen nur wenige Firmen Gebrauch. Ebenfalls nur eine Minderheit bezieht SharePoint aus der Cloud und nutzt die für den Mobilzugriff optimierten Portalseiten. Das sind Ergebnisse einer
Anwenderstudie, für die die Stuttgarter Hochschule der Medien gemeinsam mit dem Portal SharePoint360.de über 300 Entscheider aus mittleren und großen Unternehmen im deutschsprachigen Raum befragt hat.
Bei der Mehrheit der Unternehmen dient SharePoint als Grundlage für das Intranet. 86 Prozent nutzen die Lösung für das Dokumenten-Management und die Dateiablage, weitere 10 Prozent planen diesen Einsatz. An zweiter und dritter Stelle folgen Wissensmanagement und Workflows mit kumuliert 84 respektive 79 Prozent aktiver und geplanter Nutzung.
Usability-Defizite in Sharpoint
Für über 40 Prozent ist die Usability von SharePoint befriedigend oder magelhaft.
Bei der Benutzerführung ist SharePoint angelehnt an das bekannte Bedienkonzept von Microsoft Office. So erstaunt es nicht, dass 71 Prozent die Usability als das wichtigste Kriterium bei der Kaufentscheidung bezeichnen, weitere 26 Prozent sie für "eher wichtig" halten. Allerdings sind rund 40 Prozent genau in diesem Punkt unzufrieden mit ihrer SharePoint-Installation. Kritisiert werden einerseits die inkonsistente Bedienung und Navigation in SharePoint-Portalen, andererseits das Handling von Dokumenten – insbesondere bei der Interaktion mit Desktop-Anwendungen. Offenbar hat Microsoft aber Fortschritte gemacht, denn in einer Befragung vor einem Jahr waren noch 50 Prozent der Anwender unzufrieden mit der Usability.
Die Benutzerfreundlichkeit wird hauptsächlich durch eigene Anpassungen der Software erhöht. Satte 60 Prozent sehen sich genötigt, ihre SharePoint-Installation grundlegend neu konfigurieren oder mit zusätzlichen Tools verbessern zu müssen. Mehr als die Hälfte will künftig mehr Geld in weitere Anpassungen investieren.
Microsofts SharePoint - weder Cloud first noch Mobile first
Kaum jedes fünfte Unternehmen nutzt SharePoint Online, die meisten vertrauen On-Premises.
Obwohl Microsoft seinen Geschäftsfokus inzwischen deutlich auf die Cloud setzt, investieren die Anwender noch in eigene Installationen. So ist On-Premises bei 65 Prozent die bevorzugte Betriebsform von SharePoint. 17 Prozent haben ein hybrides Modell mit internen und extern gehosteten Instanzen realisiert. Weitere 17 Prozent beziehen SharePoint aus der Cloud, entweder als SharePoint Online über Office 365 oder von einem Dienstleister aus dem Rechenzentrum.
An der installierten SharePoint-Basis wird sich in absehbarer Zeit wenig ändern, ergab die Umfrage. Obgleich Microsoft kräftig die Werbetrommel für "Cloud first" rührt, wollen 53 Prozent vorerst nicht in die Cloud migrieren.
Mobile-Trend verschlafen
Mobil wird SharePoint kaum genutzt – Microsoft hat die Funktion aber auch vernachlässigt.
Als Intranet kommt SharePoint typischerweise innerhalb der Unternehmens-Firewall zum Einsatz. So stammen dann auch die meisten Zugriffe von Desktop-PCs (95 Prozent) und Laptops (91 Prozent). User mit Tablets sind weit weniger aktiv (58 Prozent), solche mit Smartphones ebenfalls (42 Prozent).
Als einen Grund für den geringen Nutzerzuspruch identifizieren die Studienautoren die Defizite von SharePoint auf den Mobilplattformen. Microsoft habe erst mit SharePoint 2013 spezielle Layouts für Mobilegeräte eingeführt. Der kommende 2016-er Release bringe nun einerseits zentrale Portalansichten wie Dokumentenbibliotheken und Listen in flexiblen Designs. Andererseits hat Microsoft dedizierte SharePoint-App für Android, iOS und Windows Mobile angekündigt. Mit diesen Technologien könnte SharePoint auch für die mobile Nutzung attraktiv werden.