Hürden, Fazit und Anbieter

Doch damit eine Content-Services-Plattform sich zu einem „Digitalisierungsturbo“ entwickeln kann, ist eine sorgfältige Vorbereitung essenziell. „Die entscheidende Frage ist, wie Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammengefügt und bereitgestellt werden können“, unterstreicht Ralph Rotmann von Kyocera Document Solutions. „Denn ein CSP-System muss in die vorhandene Infrastruktur und Prozesslandschaft eingebunden werden.“

Interessenten sollten daher prüfen, ob die Lösung über offene Schnittstellen (APIs) verfügt und welche Integrationen in ERP- und CRM-Systeme vorhanden sind. Wichtig ist, dass die zentralen Business-Anwendungen von SAP, Microsoft, Oracle und Salesforce unterstützt werden. Doch nicht nur auf die Integration im Backend kommt es an: „Es zählt auch die Flexibilität im Frontend“, gibt Herbert Lörch  zu bedenken. Das heißt, die Content-Services-Plattform sollte sich in die Benutzeroberfläche der Applika­tionen einbinden lassen, die die User einsetzen, etwa Microsoft Sharepoint oder Google Workspace.

Zu den größten Herausforderungen zählt jedoch, „die bisherigen Prozesse neu zu denken“, sagt Mario Dönnebrink. Manager, IT-Fachleute und Beschäftigte müssten ein Gefühl dafür bekommen, was es bedeutet, wenn nicht mehr ein Mitarbeiter der Hauspost mit zig Kopien eines Vertrags durch das Firmengebäude marschiert – in der Hoffnung, alle Kollegen anzutreffen, die das Dokument unterzeichnen müssen. „Digitales Denken funktioniert anders. Das müssen die Menschen lernen“, so Dönnebrink.

Zu den Technologien, die Content-Services-Plattformen künftig stärker als bislang prägen werden, zählen vor allem Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen. „Mithilfe von integrierten KI-Funktionen erhalten Nutzer unserer Doxis4-Plattform einen 360-Grad-Blick auf alle Inhalte“, erklärt zum Beispiel John Bates von der SER Group. „Auf dieser Basis können Nutzer bessere Entscheidungen treffen und Risiken minimieren.“

KI dient bei einer CSP vorzugsweise dazu, Informationen und Daten zu klassifizieren und in einen Kontext einzuordnen, der für bestimmte Nutzergruppen relevant ist. Auf Basis dieser Klassifizierung und kontextbezogenen Informationen erstellen KI-Engines Prognosen. Die können einen Versicherungsfall betreffen oder – im Endkundenbereich – die Suche nach Produkten und Services vereinfachen. „Das mühsame Prüfen und Sortieren von Daten und Dokumenten läuft einfacher und schneller ab“, so Mario Dönnebrink.

Ebenfalls in Richtung einer zielgerichteten Ansprache von Kunden geht ein weiterer Trend: die stärkere Einbindung von Interessenten und Kunden in Prozesse über Portale, die eine Content-Services-Plattform bereitstellt. „Vereinfacht gesagt ermöglicht es die CSP einem Anbieter, seine Daten und Dokumente so gut aufzuräumen, dass er seine Kunden direkt darauf zugreifen lassen kann, natürlich unter Beachtung der erforderlichen Schutzmaßnahmen“, erläutert Herbert Lörch. Wichtig dabei ist allerdings, dass Nutzer und Kunden jederzeit die Kontrolle über die Daten haben, um zum richtigen Zeitpunkt die passenden Entscheidungen zu treffen, so Ralph Rotmann von Kyocera Document Solutions.

Evolution oder Revolution? Eine eindeutige Antwort darauf gibt es nicht, wenn man sich die Entwicklung vom Enterprise Content Management hin zu den Content Services Platforms anschaut. Das liegt nicht zuletzt daran, dass  die Anbieter von ECM-Systemen ihre Lösungen selbst in Richtung CSP weiterentwickelt haben oder gerade dabei sind, das zu tun.

Unbestreitbar ist, dass CSP-Lösungen eine Reihe von  Vorteilen gegenüber klassischen ECM-Anwendungen aufweisen – etwa den Zugriff auf unterschiedliche Datenquellen, Schnittstellen zu einer Vielzahl von externen Anwendungen und einen hohen Automatisierungsgrad bei der Klassifizierung von Dokumenten und Daten in Verbindung mit der Fähigkeit, diese in einen Kontext einzusortieren.

Noch wichtiger jedoch ist, dass sich im CSP Informationen aus unterschiedlichen Quellen mit Prozessen verknüpfen lassen. Erst dadurch ist es möglich, Abläufe maximal zu automatisieren. Das befreit nicht nur Nutzer von zeitraubenden und nervigen Aufgaben, sondern es erhöht auch die Reaktionsschnelligkeit eines Unternehmens. Dies wiederum ist in Zeiten unverzichtbar, in denen eine hohe Agilität zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren zählt.