Sei es, weil sie die Bedeutung digitaler Geschäftsprozesse unterschätzt haben oder aus mangelnder Investitionsbereitschaft: Für Unternehmen, die in Sachen Digitalisierung bislang zurückhaltend agiert haben, besteht aktuell mehr denn je die Gefahr, ins Hintertreffen zu geraten. Corona und die damit einhergehenden Forderungen nach alternativen Arbeitsmodellen wie dem Homeoffice legen vorhandene Defizite der digitalen Ausstattung schonungslos offen. Zu den großen Gewinnern zählen Firmen, die bereits vor der Krise digitale Weichen für ein ortsunabhängiges Arbeiten gestellt haben.
Dennoch ist ein Anschluss zu schaffen. Zum Hebel für die Digitalisierung kann ein Kommunikationsmittel werden, das in nahezu jedem Unternehmen zur gängigen IT-Infrastruktur gehört: das Fax. Durch ein Software-Update lassen sich Faxserver von der analogen in die IP-Welt migrieren und werden zu einer wichtigen Säule der Digitalisierung. Das Resultat ist eine
modernisierte IT-Infrastruktur, die die Möglichkeit des
digitalen Dokumentenaustauschs bietet.
Möglich wird die Migration mit der
OfficeMaster Suite 7DX des Berliner UC-Herstellers Ferrari electronic. Unternehmen, die einen Faxserver im Einsatz haben, können mit einem Update auf die Suite 7
DX das volle Potenzial des elektronischen Dokumentenaustauschs nutzen. Die Softwarelösung verbindet das vorhandene E-Mail-System mit den Kommunikationswegen NGDX, Fax, SMS und Voicemail zu einer Unified-Communications-Lösung.
Den sicheren Dokumententransfer realisiert die OfficeMaster Suite 7
DX über
“NextGeneration Document Exchange“, kurz NGDX. Das Feature basiert auf dem Faxprotokoll, bietet in IP-Umgebungen aber wesentlich mehr Optionen für die Dokumentenübertragung. Diese werden im Original und verlustfrei als PDF an den Empfänger übermittelt – einer der zentralen Vorteile gegenüber dem Fax. Während Dokumente hier nur in schwarz-weiß übertragen werden, hält NGDX sämtliche Farben, Formatierungen und selbst hohe Auflösungen aufrecht.
NGDX ist in der Lage, hybride – von Menschen und Maschinen lesbare – Dokumente zu übertragen und verbindet damit
papiergebundene mit digitalen Prozessen. Wird NGDX mit einem
BPM-System gekoppelt, lassen sich Dokumente, auch
ZUGFeRD 2.1 Dateien, automatisch erfassen, Inhalte extrahieren und weitere Prozessschritte, wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERP-Systemen, anstoßen. Das Ergebnis ist eine automatisierte Dokumentenverarbeitung und ein einheitlicher digitaler Bearbeitungsprozess.
Ein großes Augenmerk liegt auf der Sicherheit der Dokumente. Sie werden End-to-End,
rechtssicher und verschlüsselt übertragen. Durch den optionalen Einsatz der Blockchain-Technologie besteht darüber hinaus die Möglichkeit des revisionssicheren Dokumentenaustauschs. Ist die Übertragung abgeschlossen, wird sie mit einem qualifizierten Sendebericht quittiert. Damit lässt sich die rechtskonforme und fristgerechte Bearbeitung von Dokumenten belegen sowie deren Inhalt und Bearbeitungsstatus nachvollziehen.
FazitAnalog zu fahren, wird in Zukunft nicht mehr genügen, das machen Ausnahmesituationen wie die gegenwärtige mehr als deutlich. Um Schritt zu halten, müssen Unternehmen ihre Geschäftsprozesse konsequent digitalisieren. Lösungen wie die OfficeMaster Suite 7
DX setzen auf bereits vorhandenen IT-Infrastrukturen auf und migrieren diese in die digitale Welt.