Der DOXiS4 eMail Manager ergänzt Exchange 2010 wenn es darum geht, die Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens nach rechtsverbindlichen Regeln zu archivieren.
Einen Beitrag zur Reduzierung der Datenmenge leistet die Single Instance Archivierung. Diese kümmert sich um E-Mails mit umfangreichen Anhängen, die nicht nur an den eigentlichen Empfänger sondern gleich auch noch an eine Reihe weiterer Empfänger in „cc“ geschickt werden. Anstatt nun die gleiche eMail mit den redundanten Anhängen n-mal ins Archiv zu schreiben, speichert DOXiS4 jeden Anhang nur ein Mal, mit Verweis auf die jeweiligen Empfänger.
Die Journaling-Funktion des eMail Managers sorgt neben der zentralen Archivierung der E-Mails für die Einhaltung von rechtsverbindlichen Regeln, da sie Nachrichten unabhängig von den Postfächern der Benutzer archiviert und sie so vor Verfälschung oder Löschen schützt.
Im Unterschied zu reinen E-Mail-Archivierungslösungen setzt die Software auf eine umfangreiche ECM-Suite (Enterprise Content Management) auf, so dass sich E-Mails in den Geschäftszusammenhang einordnen und in Akten zusammen mit Papierdokumenten und Belegen aus anderen Anwendungen wie Warenwirtschaft oder Kundenmanagement einheitlich verwalten lassen.
Nutzer von Exchange 2010 können außerdem auf folgende Features zurückgreifen:
- Übernahme von PST-Dateien ins Archiv
- Unterstützung verschiedener Speichersysteme für die Verwaltung unveränderlicher Inhalte („fixed content“)
- Transparente Verlagerung zwischen diesen Speichersystemen
- Erzeugung von Langzeit-Datenformaten wie PDF/A über den DOXiS4 Rendition Server
- Suche in archivierten und nichtarchivierten E-Mails