Bei Zuwiderhandlung ist ein Zwangsgeld bis 5000 Euro fällig. Allein schon deswegen sollte die Gestaltung von Signaturen nicht der Kreativität der einzelnen Mitarbeiter überlassen sondern lieber zentral verwaltet werden. Zumindest für Exchange/Outlook gibt es seit einiger Zeit ein Tool, das diese Aufgabe übernimmt. Die Outlook-Funktionsergänzung
OLXCorporate von OLXSolutions unterstützt die unternehmensweite Vereinheitlichung von Briefpapier, Kalenderbeschriftungen, Signaturen, der Anlagensicherheit und des Out-Of-Office-Managements.
OLXCorporate beinhaltet hierfür keine zusätzlichen Dialoge, Masken oder Dialoge in Outlook, sondern agiert für die einzelnen Nutzer unsichtbar und vollautomatisch im Hintergrund des Outlook-Client als Add-In. Die Software kann dabei durch Einbindung in Active Directory individualisiert werden.
Der Installationsaufwand auf den Client-PCs beschränkt sich auf die Verteilung einer *.dll-Datei in ein beliebiges Verzeichnis sowie deren Registrierung. Voraussetzung sind dabei lokale Administrationsrechte. Für den Fall, das OLXCorporate im Unternehmen automatisch z.B. per Gruppenrichtlinie verteilt werden soll, kann der Nutzer per Dialogauswahl im Konfigurationsmenü eine *.msi-Datei erstellen.
Zudem sind über das Tool eine Reihe weiterer unternehmensweiter Vereinheitlichungen bei gleichzeitiger Individualisierung möglich. Beispiel Kalenderbeschriftungen: Um die Terminplanung in Outlook übersichtlicher zu gestalten und einzelne Termingruppen besser zu kategorisieren, kann der Anwender Termine farblich kennzeichnen und diesen Farben individuelle Beschriftungen zuweisen: Eine Zentralisierung dieser Einstellungen ist über Outlook jedoch nicht möglich. OLXCorporate bietet dem einzelnen Anwender die Möglichkeit, jede der zehn Beschriftungen individuell zu bestimmen und diese dann an alle im Unternehmen befindlichen Client-PCs zu verteilen.