Meetings digital wiederbeleben

Das Meeting steckt in einer Krise. Zum einen hat es Konkurrenz von Slack, Trello und Co bekommen, mit denen es sich auch ohne Meeting kollaborieren lässt. Zum anderen sind die stattfindenden Meetings oft ein unseliger Mix aus schwieriger Kultur und limitierenden Setups: Zu oft, zu viele Teilnehmer, zu schlechte Qualität. Produktive Gruppenarbeit kennt zwar jeder von Stockfotos, die meisten erleben sowas aber maximal einmal im Jahr beim sogenannten "Kreativworkshop". Die Mehrzahl der Meetings dagegen ist seit gefühlt 30 Jahren gleich. Sie brauchen dringend eine Upgrade. Die große Chance heisst hier: User-Zentrierung und Digitalisierung. Teilnehmer müssen wieder auf das konzentrieren dürfen, wofür sie eingeladen wurden – ihr Wissen und ihre Fertigkeiten einbringen, kurz: arbeiten. Neue digitale Gruppenarbeitstechnologie kann helfen, Meetings zum Produktiven zu verändern. Sie muss dazu drei Ebenen bedienen:

Meetings sind Episoden in unseren Workflows. Je nahtloser sie sich in die Arbeit davor und danach einfügen, desto besser. Digitale Gruppenarbeitstools vereinfachen diese Übergänge, indem sie die analoge Lücke schliessen: Abseits des Meetingraums wird digital gearbeitet, im Meeting jetzt auch. Das spart Zeit und Kosten für den Übertrag. Zudem ist der Zugriff auf die Inhalte der digitalen Meetings zeit- und ortsunabhängig. Sie sind zu jeder Zeit und von überall erreichbar, duplizierbar und beliebig oft  wiederzuverwenden. Insbesondere cloudbasierte Gruppenarbeitstools wie weframe One der weframe AG ermöglichen Nutzern und Organisationen damit sowohl enorme Flexibilität als auch einen durchgehenden Workflow. 

Meetings haben unterschiedliche Anlässe und Ziele. Entsprechend sollten auch die Rollen der Teilnehmer und der Umgang mit Inhalten variierbar sein. Digitale Gruppenarbeitstools bieten hier eine größere Bandbreite. Sie decken klassisches Screensharing mit ab, machen darüber hinaus aber interaktive Tools und Methoden digital verfügbar (z.B. über schreiben, zeichnen, Notes). Dadurch ist die ganze Gruppe imstande, aktiv mit Inhalten zu interagieren – insbesondere mit dem Outcome, der während des Meetings entsteht. Dieser ist nun z.B. als Notes, Mitschrift oder Skizzen für alle sichtbar, greifbar und zielgerichtet weiterzuentwickeln. Die Teilnehmer können sich auf Inhalte fokussieren, ihre Teilnahme wird aktiver und die Technologie tritt in den Hintergrund. Insgesamt bekommt das Meeting einen produktiven Charakter. In weframe One diese notwendige Einsatzbreite und -tiefe systematisch umgesetzt. Die Basisfunktionen wie Screensharing sind einfach und schnell zugänglich. Bewährte und von jedem beherrschte Prinzipien wie Flipchart, Whiteboard oder Notes wurden digital integriert und ergeben zusammen mit Funktionen zur Meetingstrukturierung (Aufbau, Zeiteinhaltung, Dokumentation) zusammen ein Tool, das intuitiv nutzbar ist, mit dem aber auch professionelle Moderatoren oder Trainer methodisch aus dem Vollen schöpfen können. 

Tisch, Stühle, Anzeigemedium – Meetingräume gleichen sich in ihrer Ausstattung. Das funktioniert für Präsentationen, für andere Formen der Zusammenarbeit ist der klassische Meetingraum fast schon hinderlich. Mit einem digitalen Gruppenarbeitstool verändert sich die Nutzung des Meetingraums. Die Arbeit findet nun direkt vor einer großen digitale Arbeitsfläche (Screen) statt, an der die Gruppe gleichzeitig aktiv interagiert (Multi-Touch). Für diese dynamische Gruppenarbeitssituation hat weframe eigens einen mobilen 86’’-Touchscreen entwickelt, dessen Arbeitsfläche schwenkbar ist. Er ist flexibel im Raum einsetzbar und bindet die Mobilgeräte der Teilnehmer unkompliziert in die Gruppenarbeit mit ein. Dadurch können neben mehreren Usern direkt am Gerät auch größere Gruppen zusammenarbeiten. Dieses Setup bietet weframe, zusammen mit den umfangreichen digitalen Tools und Funktionen von weframe One, als Collaboration-as-a-Service-Paket (HaaS + SaaS) an. Damit rücken aktivere, attraktivere und produktivere Meetings nicht nur für User, sondern auch für Unternehmen in greifbare Nähe. www.weframe.com

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