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Content-Management fur Microsoft Office

von - 23.03.2010
Content-Management fur Microsoft Office
Der Stuttgarter Hersteller ELO setzt mit der neuen Version des Digital Office auf eine noch engere Integration seiner ECM-Suite (Enterprise-Content-Management) mit der Microsoft-Welt.
Mit Hilfe der Enterprise-Search-Technologie lassen sich Dokumente applikationsübergreifend wieder auffinden. Die Suchergebnisse werden direkt in der jeweiligen Office-Applikation wie MS-Word oder MS-Outlook angezeigt. Von dort aus kann sie der Mitarbeiter zur direkten Weiterverarbeitung an den jeweiligen Kollegen versenden. Dabei kann er auswählen, ob er die Datei im Original oder lediglich als Link weiterleiten möchte. Ein Dubletten-Check verhindert die redundante Ablage bereits vorhandener Dokumente. Zugriffsberechtigungen lassen sich direkt aus den Office-Applikationen heraus steuern.
Bei der Entwicklung des Einstiegsversion ELOoffice 9.0 (für Unternehmen mit bis zu 10 PC-Arbeitsplätzen) lag der Fokus primär auf einer verbesserten Benutzerführung, um Routinetätigkeiten zu vereinfachen und zu beschleunigen. Das neue Release hat eine neue Multifunktionsleiste, deren Design an die Microsoft Ribbon-Technologie aus Office angelehnt wurde. 
Für die Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Nutzer können Dokumente mit Haftnotizen versehen und kommentiert werden. So lassen sich beispielsweise Standardstempel wie „Eingang“, „Weitergeleitet“ oder „Gebucht“ auf ein Dokument aufbringen. Möchte der Anwender bestimmte Stellen im Dokument hervorheben, stehen ihm dazu unterschiedliche Textmarker zur Verfügung. Das vertraute Arbeiten mit Stift, Stempel und Notizzetteln werden so elektronisch abgebildet.
Mit der integrierten Barcode-Lösung können eingehende Belege wie Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge gescannt, automatisch verschlagwortet und archiviert werden. Die Connector-Funktionalität sorgt dafür, dass die Informationen aus den gescannten Dokumenten ausgelesen und in die Verschlagwortung übernommen werden. Hierfür markiert der Anwender Zonen auf dem jeweiligen Dokument, die Schrifterkennung liest die Inhalte aus den gekennzeichneten Bereichen aus und überführt sie direkt in die Verschlagwortung. 
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