Dem Anwender steht in Bezug auf die abgelegten Dokumente die volle SharePoint-Funktionalität zur Verfügung. So werden etwa die Versions-Verwaltung, die Suchfunktion sowie beliebige Workflows in den Prozessen unterstützt. Auch eine Kopplung mit Archivierungssystemen ist möglich.
Prisma stößt da offensichtlich in eine Marktlücke, obwohl beide Plattformen vom selben Hersteller stammen — Microsoft. Durch die Vielzahl an Daten und Dokumenten in den unterschiedlichen Geschäftsprozessen wird die übliche Ablage auf lokalen Festplatten oder File-Servern immer unübersichtlicher. "Viele Unternehmen wünschen sich statt der bekannten Baumstrukturen eine einheitliche Verwendung von strukturierten und unstrukturierten Daten und Dokumenten", erläutert Claudius Malue, Geschäftsführer der prisma informatik GmbH.
Sharepoint führt verschiedene Anwendungen und Informationen aus nahezu beliebigen Quellen in einem Portal zusammen und bietet unter anderem eine Versionierung sowie Kollaboration-Funktionalitäten. Darauf setzt Dynamics2SharePoint auf und schafft eine gemeinsame, klar strukturierte und umfassende Informationsbasis im Unternehmen.
Mithilfe des Connectors entsteht ein integriertes Dokumentenmanagement-System direkt aus Dynamics NAV heraus. ERP-Belege wie Angebote, Bestellungen, Rechnungen und Gutschriften werden archiviert und strukturiert abgelegt. Sie stehen zentral für die Recherche im SharePoint als PDF-Dokumente bereit. Ein Vorteil der direkten und einheitlichen Dokumentenablage in SharePoint ist, dass auch Anwender darauf zugreifen können, die keinen Zugang zum ERP-System haben. Darüber lässt sich genau definieren, welcher Mitarbeiter Zugriff auf welche Daten hat. Die Anzeige der Belege erfolgt für diese Nutzer über ein Web-Frontend.
Bei der Verknüpfung von Dokumenten aus Dynamics NAV mit SharePoint kann das Tool das Bibliotheken-System von SharePoint weiterhin nutzen. Die Inhalte der Bibliotheken lassen sich gefiltert abrufen. Der Anwender hat die Möglichkeit, beispielsweise artikelrelevante Dokumente wie Bilder und Preislisten in eine Artikelbibliothek zu laden. Der Connector erkennt den ERP-Datentyp automatisch und ordnet diesen der jeweiligen Bibliothek zu.