Mix aus Homeoffice und Präsenzarbeit:
Hybride Arbeitsmodelle auf Basis von UCC

Läge die Entscheidungsbefugnis bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, hätte die reine Präsenzkultur in Unternehmen ausgedient: 45 Prozent der Befragten, die während Corona im Homeoffice gearbeitet haben, möchten laut einer im September veröffentlichen Yougov-Umfrage künftig zwischen Homeoffice und Büro wechseln. Ähnliche Zahlen liefern aktuelle Studien der Jobplattform Stepstone und der Beratungsfirma Steelcase. Eine vollständige Rückkehr zu alten Arbeitsstrukturen ist für die Zeit nach der Pandemie also kaum zu erwarten. Durchsetzen werden sich flexible, hybride Strukturen, die sowohl die Bedürfnisse der Unternehmer als auch die der Beschäftigten berücksichtigen. 

Damit einher geht allerdings auch eine Reihe an Anforderungen: Ist die Belegschaft auf zahlreiche Standorte verteilt, ist ihre Erreichbarkeit – sowohl von extern als auch untereinander – trotz räumlicher Trennung sicherzustellen. Auch der ungehinderte Zugriff auf Dokumente und interne Netzwerke ist zu gewährleisteten. Schriftstücke, Skizzen aber auch Sprachnachrichten müssen verlässlich empfangen und versendet werden und das alles unter Einhaltung bestehender Sicherheitsstandards. 

Dieses Konstrukt am Laufen zu halten, kann sich schnell zu einer unüberwindbaren Mammutaufgabe für alle Beteiligten entwickeln. Sinnvoller ist es, auf durchgängige Unified Communications and Collaboration (UCC) - Lösungen zu setzen, die sämtliche Kanäle auf einer Plattform bündeln. Sie können dabei unterstützen, zeit- und ortsunabhängig auf Geräte und Informationen zuzugreifen und Kommunikations- und Geschäftsprozesse zu optimieren.

Eine entsprechende All-in-one-Lösung liefert der Berliner Hersteller Ferrari electronic mit seiner OfficeMaster Suite 7DX. Sie verbindet das E-Mail-System mit den Kommunikationswegen NGDX, Fax, Voicemail und SMS auf einer einheitlichen Oberfläche. Als Basis dienen bereits vorhandene Anwendungen wie Microsoft Exchange, auf der alle Kanäle zusammenlaufen.
Ein besonderes Augenmerk richtet die OfficeMaster Suite 7_DX auf den rechts- und manipulationssicheren Dokumentenaustausch. Diesen realisiert die Lösung über ihr Feature NGDX, das Dokumente End-to-End und inklusive Metadaten und Verschlagwortung verschlüsselt als PDF direkt in das E-Mail-Postfach des Empfängers überträgt. Formatierungen, Farben und selbst hohe Auflösungen bleiben erhalten. Potenziell schädliche, aktive Inhalte wie Hyperlinks oder Applikationen – über die häufig Schadprogramme eingeschleust werden – sind automatisch von der Übertragung ausgeschlossen. Um zu verhindern, dass Inhalte mitgelesen oder abgefangen werden, setzt NGDX auf ein Zusammenspiel aus asymmetrischer und symmetrischer Verschlüsselung. Damit sind sowohl das Dokument selbst als auch sein Transportweg kodiert. 

NGDX ist in der Lage, auch hybride Dokumente zu übertragen. Papiergebundene Prozesse lassen sich so mit digitalen verbinden und das Prinzip des papierlosen Büros vorantreiben. Wird NGDX mit einem BPM-System gekoppelt, können die übertragenen Dokumente automatisch erfasst, Inhalte extrahiert und weitere Prozessschritte, wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERP-Systemen, angestoßen werden. Die so digitalisierten Dokumente lassen sich anschließend frei von Medienbrüchen bearbeiten und in BPM-Systeme integrieren. Für ein Höchstmaß an Standort-Flexibilität lassen sich die empfangenen Dokumente und Voicemail-Nachrichten auch über mobile Endgeräte wie Smartphones, Laptops oder Tablets abrufen. Insellösungen sind damit obsolet und beste Voraussetzungen für ein verlustfreies, hybrides Arbeiten gelegt.