Kiss-Prinzip und E-Mail-Knigge

7 Tipps rund um die E-Mail

von - 06.06.2017
E-Mail
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Die E-Mail ist für viele das Zentrum des digitalen Lebens, sie dient häufig als Basis für viele weitere Konten. Mit ein paar Tipps kann man sein Online-Leben verbessern - von der Signatur bis zur Wegwerf-Mailadresse.
Rechnungen, Buchungsbestätigungen, Flugticket, Werbung - bei den meisten Menschen landet täglich mindestens eine E-Mail im Postfach. Und ob beruflich oder privat: Beinahe jeder hat mindestens eine E-Mail-Adresse.
Trotz der Konkurrenz durch Messenger-Dienste werden es jedes Jahr mehr E-Mail-Adressen. Im vergangenen Jahr wurden in Deutschland 625,8 Milliarden E-Mails verschickt, wie aus einer Hochrechnung der Anbieter Web.de und GMX hervorgeht. Doch manche sind trotzdem unsicher über den richtigen Umgang mit E-Mails. Hier sind sieben Tipps für mehr Klarheit und Sicherheit.

Der Einsatzzweck

E-Mails vom Arbeitgeber-Account eignen sich nicht für alle Anliegen. "E-Mail ist die erste Wahl, wenn es um verbindliche und nachvollziehbare Korrespondenzen geht", erklärt der Branchenverband Bitkom in seinem  E-Mail-Knigge [PDF]. Denn Unternehmen müssten die geschäftlichen Mails archivieren und aufbewahren. Für die Verabredung zum Mittagessen oder einen kleinen digitalen Plausch eignen sich deshalb eher ein Instant-Messenger oder soziale Medien.

Das KISS-Prinzip

"Keep it short and simple" heißt das sogenannte Kiss-Prinzip ausgeschrieben. Wer eine Mail schreibt, sollte sich kurzfassen und schnell auf den Punkt kommen, empfiehlt der E-Mail-Knigge. Für die Übersichtlichkeit beim Empfänger sollte jede Mail nur ein Thema haben, das dann auch in der Betreffzeile steht. Denn viele nutzen den Posteingang auch als Aufgaben-Liste. Wer beim Empfänger nur geringe Aufmerksamkeit beim Lesen vermutet, kann Schlagwörter auch fett markieren - allerdings nicht zu aufdringlich.

Die Signatur

In E-Mail-Programmen wie Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird, und auch bei vielen Webmail-Oberflächen können Nutzer eine Signatur eingeben. Sie erscheint dann automatisch unter jeder Mail. Auch hier gilt: auf das Nötigste beschränken. Meist gibt die Firma eine feste Signatur vor. Auch private Mails können mit einer Signatur versehen werden - diese sollten aber möglichst nur Text und wichtige Informationen enthalten oder eine kurze Grußformel.