Collaboration-Tool für den Workplace der Zukunft

Collaboration & Workplace

von Christina Schlichting - 02.06.2017
Group Connect Newsletter: Die Nutzer des Collaborations-Programms werden über alles auf dem laufenden gehalten.
(Quelle: Volkswagen)
Langfristig gesehen wird die Social-Collaboration-Lösung zum virtuellen, zentralen Arbeitsplatz. Beispielsweise ist es bereits möglich, im Zusammenspiel mit anderen Systemen im Unternehmen ganze Fachprozesse über die Plattform abzubilden. Diese Entwicklung gilt es natürlich auch technisch zu unterstützen, etwa mit einem Outlook-Plug-in: Auf diese Weise ist die Verbindung zum täglich genutzten Mail-Programm hergestellt und ein Absprung von Outlook in verschiedene Group-Connect-Inhalte möglich.
Langfristig soll Group Connect zur Netzwerk- und Collaboration-Plattform werden, die verschiedenste Applikationen integriert beziehungsweise Schnittstellen dazu bietet. Zur Wissenspflege steht dann ein Group-Wiki bereit. Zusätzliche Informationen werden über Fachportale und Group Share bereitgestellt. Damit ist es auch kein Problem, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten und zentral zu archivieren. Für die Kommunikation nach extern oder P2P sind Outlook und Lync integriert. Aber auch hier ist Usability Trumpf. Höchste Priorität hat deshalb die barrierefreie Vernetzung der Applikationen per Single Sign-on und einer einzigen globalen Suche.
Doch die Evolution von Group Connect hin zum Future Workplace birgt auch Fallstricke. Ein häufiger Fehler: Unternehmen und IT-Abteilungen führen Produkte schrittweise und unabhängig voneinander ein. Eine Strategie ist für den Anwender oft nicht erkennbar, er fühlt sich nicht mitgenommen. Die IT muss die unterschiedlichen Arbeitskontexte, Erfahrungen und Anforderungen berücksichtigen. Die aktuellen Produkte verfügen zwar über verschiedene Ausprägungen und Schwerpunkte, doch die meisten haben ähnliche allgemeine Funk­tionen – beispielsweise Profil, Chat und Austausch. Das führt im schlechtesten Fall zu einer „natürlichen Kannibalisierung“ der Produkte. Der Schlüssel zum Erfolg ist ein durchdachtes Konzept.

Die Zukunft im Blick

Die neue Form des Arbeitens will gelernt sein. Der Einstieg in die Arbeitswelt der Zukunft ist ein Prozess, der nicht von heute auf morgen geschieht. Derzeit erfüllt Group Connect seine Funktion als zentrales Netzwerk konzernweit in vielen Bereichen schon sehr gut. Der Schritt zum vollständigen Future Workplace erfordert an vielen Stellen noch weiteres En­ablement der Mitarbeiter: Für die durchgängige Nutzung gibt es heute vielfach noch zu wenig Bezug zu der täglichen Arbeitsweise der User. Hier gilt es anzusetzen, denn die Zukunft des Arbeitens ist weniger pyramidal und hierarchisch als agil und vernetzt.
Die Einführung einer Collaboration-Plattform betrifft natürlich auch die Unternehmens- und Organisationsentwicklung. Mitarbeiter wie Führungskräfte merken sehr schnell, dass eine andere Form der Transparenz und der Kommunikation erforderlich ist. Um mittelfristig die Wettbewerbsfähigkeit nicht einzubüßen, braucht es ein klares Commitment auf allen Ebenen und von allen Stakeholdern.