Collaboration-Tool für den Workplace der Zukunft

Höhere Arbeitseffizienz mit Social-Collaboration-Tools

von - 02.06.2017
Die „Deutsche Social Collaboration Studie 2016“ der TU Darmstadt belegt den Zusammenhang zwischen Social-Collaboration-Tools und mehr Arbeitseffizienz, gleichzeitig bestätigt sie die von der Volkswagen-Group-IT gemachten Erfahrung: Der Erfolg von SC hängt wesentlich mit der Kultur im Unternehmen zusammen. Um die Mitarbeiter mitzunehmen, ist ein klares Bekenntnis des Managements notwendig. Führungskräfte müssen vorleben, welche Einsatzmöglichkeiten die Plattform hat. So bloggt unter anderem der Volkswagen-Konzern-CIO zweisprachig und steht mit der Group-Connect-Community im Dialog. User können dem Topmanagement regelmäßig Fragen zu aktuellen Themen im Live-Dialog stellen.
Christina Schlichting
Leiterin IT Communication
& Group Collaboration
bei Volkswagen
Foto: Volkswagen
„Der Erfolg von Social Collaboration hängt wesentlich von der Kultur im Unternehmen ab.“
Doch gerade bei komplexen Konzernstrukturen braucht es etwas Zeit, bis sich SC etabliert hat. Nur wenn die Mitarbeiter den Vorteil der neuen Plattform für sich und ihre tägliche Arbeit sehen, hat sie Erfolg. Die Initiatoren müssen für das Tool werben und aktiv auf die Nutzer zugehen. Deshalb ging dem Start von Group Connect eine regelrechte Informationsoffensive voraus – über interne Kanäle wie Mitarbeiterzeitungen, Intranet, Plakate oder Newsletter.

Schnellere Kommunikation

Der Vorteil von Social Collaboration liegt in den Funktionen, die die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und somit die aktive Zusammenarbeit fördern. Diskussionen in Foren lassen sich deutlich leichter verfolgen und führen durch direkten Austausch zu schnelleren Entscheidungen. Via E-Mail wird eine solche „Unterhaltung“ mehrerer Teilnehmer durch die Fülle der Nachrichten sehr schnell unübersichtlich. Das Suchen und Öffnen einzelner E-Mails kostet zusätzlich Zeit. In Foren-Threads im SC-Tool können alle Mitarbeiter eigenes Wissen zu einem Thema bereitstellen und durch andere Blickwinkel neue Impulse erlangen. Binnen Minuten kommen durch diesen konzernweiten Austausch heute Akteure, die sich vorher nicht persönlich kannten, zu neuen Lösungen. Social Collaboration vereinfacht schließlich auch das Suchen und Finden von Experten sowie deren Vernetzung.
Um den Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern, standen zum Start von Group Connect bereits erste Gruppen und Themen bereit. Sie veranschaulichten mit Szenarien und Anwendungsfällen exemplarisch das Potenzial der Plattform.
Zwar ist eine offene und transparente Kommunikation das große Ziel von Social Collaboration, dennoch ist es wichtig, den Usern einen geschützten Raum zur Verfügung zu stellen, in dem nur ein bestimmter Personenkreis kommuniziert. So können Gruppen gebildet werden, zu denen nur eingeladenen Mitarbeiter Zugang erhalten.